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Les bonnes pratiques de passation de service dans les Services publics
 

Dr Lasseni Konaté
Inspecteur en chef de la santé

1. Considérations générales
En 1998, le Premier ministre a constaté des difficultés objectives dans le déroulement du processus et des procédures de passation de service entre responsables dans les Services publics tels que définis par l’article 3 de la loi 94-009. Il en est résulté la circulaire n° 98-001 ci-dessus mentionnée et dont copie est jointe.
Ce document est un aide-mémoire pour contribuer à la préparation systématique des dossiers de passation de service. Son objet est de faciliter la planification, l’organisation, l’animation et la supervision de cette activité stressante de part et d’autre. Il s’agit d’assurer la continuité du service public, dans la transparence, à un moment aussi solennel que celui-ci, en vertu des principes de résolution durable des problèmes.
Il est de bonnes pratiques :
- de noter que les Services publics comprennent (article 3, loi 94-009) :
­ Les Services de l’Administration centrale
­ Les Services rattachés
­ Les Services régionaux et subrégionaux
­ Les Services personnalisés
­ Les Services extérieurs
­ Les Services des collectivités territoriales
- de réduire les délais de signature des actes officiels de nomination (décrets, arrêtés, décisions) ; cet acte est l’élément central du processus et de la procédure de passation de service. En effet, la loi 94-009 précise que les responsables de gestion des Services publics sont nommés dans leurs fonctions par un acte qui fonde leur responsabilité et leur autorité notamment la prise de décisions opérationnelles et la mobilisation des ressources (articles 12, 23, 27, 48, 49 et 52, loi 94-009).
- de ne pas confondre la passation de service avec le contrôle de gestion qui relève d’une autre logique susceptible d’être développée selon des procédures réglementaires appropriées lorsque l’analyse du dossier de passation en montre la nécessité. Pour les besoins de la passation, il s’agit de faire la description de la situation du Service public concerné à un moment donné.
- de faire superviser la passation de service par les animateurs des échelons qui conviennent. Cette confiance est fondée sur le principe de subsidiarité et la reconnaissance de la légitimité des instances inférieures. Ainsi, conformément à l’esprit de la circulaire 06-1592 du Premier ministre, on peut noter ce qui suit pour la supervision des passations de service :
­ Les passations de service entre les chefs sortants et entrants des Services de l'administration centrale, des Services rattachés, des Services extérieurs et des Services personnalisés des ministères comportant une Inspection seront supervisées conjointement par cette structure et l'Inspection des finances ;
­ Les passations de service entre les chefs sortants et entrants des Services de l'administration centrale, des Services rattachés, des Services extérieurs et des Services personnalisés des ministères ne comportant pas d'Inspection, seront supervisées par le Contrôle Général des Services Publics ;
­ Les passations de service entre les chefs de Services régionaux sont supervisées conjointement par le gouverneur de région ou son représentant et un représentant du ministre techniquement concerné.
­ Les passations de service entre les chefs des Services subrégionaux sortants et entrants seront supervisées conjointement par le préfet ou son représentant et un représentant du ministre techniquement concerné ;
­ Les passations de service entre les chefs des Services des collectivités décentralisées sortants et entrants seront supervisées par l'autorité chargée des attributions de tutelle ou son représentant.
- de considérer la passation de service comme une étape de la « socialisation » du nouvel arrivant. En effet, la socialisation est le processus par lequel il apprend les valeurs fondamentales de sa nouvelle Administration. Il s’agit de porter à son attention les renseignements qui lui permettront d’assurer une relève adéquate et efficace dans la continuité du service public.
- de faire un rapport (ou procès verbal) de passation de service où sont notées les références de la décision de nomination du nouvel arrivant et celles de l’ordre de mission de supervision de cette séance avec les noms et qualités des superviseurs.
- de faire lire le rapport de passation au nouvel arrivant et lui donner le temps (par exemple une semaine ouvrable : du lundi au vendredi) de s’imprégner de la masse critique d’informations notées dans ce document et utilisables sans délai. Ainsi, il a la possibilité de poser éventuellement des questions de compréhension des processus et procédures en vigueur dans le service pour y être opérationnel immédiatement.
Lorsque les 2 parties sont d’accord, ce rapport est validé et il ne reste plus qu’à le signer par les 2 protagonistes (qui en auraient paraphé toutes les pages) et par les superviseurs ; ces signatures mettent un terme à la session de passation.
Les éléments constitutifs de la masse critique d’information sont détaillés dans les pages qui suivent.
2. Présentation du Service public concerné
Il est de bonnes pratiques :
- de rappeler les missions du Service public concerné
Les termes de référence de l’organe sont déterminés dans les textes de base notamment ceux de sa création, de son organisation et de son fonctionnement.
- de noter les activités opérationnelles subséquentes 
Il s’agit de résumer les activités opérationnelles planifiées, organisées, animées et contrôlées dans le cadre des missions ci-dessus énumérées.
3. Situation des ressources humaines opérationnelles (en tableaux : modèle en annexe)
Il est de bonnes pratiques :
- de rappeler la situation administrative des ressources humaines. Il est constitué, pour chaque agent travaillant dans une unité de production donnée, une masse critique d’informations sur sa situation administrative personnelle (article 21, statut général des fonctionnaires).
- de disposer des curriculum vitae (Cv) des cadres opérationnels dans l’unité concernée.
- de produire des tableaux récapitulatifs en chiffres
­ Liste nominative
­ Personnel fonctionnaire
­ Personnel contractuel
­ Personnel de la convention collective.
­ Autres.
4. La documentation du Service public concerné
Il s’agit, entre autres choses de : 
a. Dossier permanent : Etablir une liste nominative du fonds documentaire constituant la mémoire de l’organe ou tout simplement une source d’information bibliographique notamment pour les recherches. Parmi les documents, on peut citer ceux du dossier permanent du Service qui suivent parmi lesquels la documentation professionnelle.
­ Texte de création (loi, ordonnance)
­ Décret portant organisation et fonctionnement
­ Décret portant cadre organique
­ Règlement intérieur du service (éventuellement)
­ Procédures écrites
­ Bonnes pratiques professionnelles
­ Fiches de fonction.
b. de faire figurer dans le fonds documentaire les textes fondamentaux cristallisant la masse critique d’informations nécessaires à l’exercice efficace des professions de santé. En effet, il y a un cadre législatif et réglementaire qui régit l’exercice des professions de santé, espace dont le respect est une nécessité vitale pour la promotion des professions et des professionnels et pour le bien-être de la population utilisatrice potentielle des prestations à produire.
c. de retenir que la masse critique d’informations sur le cadre institutionnel est :
­ pour tous les professionnels de la santé, l’ensemble des dispositions des lois 86-35, 86-36, 86-37, 96-032, 98-012, des codes de déontologie et des règlements intérieurs des Ordres respectifs des médecins, des pharmaciens et des sages-femmes.
­ spécifiquement, ce sont, pour les fonctionnaires, le statut général (loi 02-053) et le décret 94-202.
­ pour le privé la loi 85-41, les décrets 91-106 et 92-350 et les arrêtés 89-2728, 91-4318 et 91-4319, 91-4320.
­ pour les fonctionnaires, chefs de service potentiels, la masse critique d’information devra comporter la loi 96-061, les décrets 91-275, 95-401 et 97-192.
5. Résumé des dossiers en instance ou en cours de traitement
Il s’agit de :
a. Résumer les dossiers en instance ou en cours de traitement en précisant, entre autres informations, les détails ci-dessous les concernant.
De même, les projets en cours d’exécution ou d’installation seront récapitulés et les dossiers de base, plus détaillés, seront joints en annexes.
­ Titre du projet ou du dossier
­ Objet 
­ Activités développées
­ Période planifiée (durée et les dates)
­ Coût du projet ou du programme
­ Le responsable opérationnel (point focal)
­ Résultats obtenus
­ Obstacles et contraintes identifiés
­ Recommandations.
b. Faire relier les pages avec tableaux, « en mode paysage », de manière que pour la lecture, la partie reliée corresponde au haut des tableaux (titres) et la partie libre en bas corresponde aux pieds des tableaux.
6. Situation financière, en tableaux (décrets 97-192 et 95-401)
Il est de bonnes pratiques de développer les activités suivantes :
a. donner la masse critique d’informations sur les procédures nécessaires au développement adéquat des opérations de mobilisation des ressources allouées et disponibles pour le fonctionnement de la « maison » (articles 2 -3, 5, 31-35, 53 et 88-89, décret 97-192).
En effet, la maîtrise des incertitudes sur les ressources financières est capitale dans l’animation des équipes cadres.
b. Faire signer les documents comptables et financiers par le responsable sortant et le comptable ou le caissier (2 signataires).
c. Demander le changement de signataires pour les comptes encore actifs dans les banques (s’enquérir du relevé bancaire par compte).
d. Présenter des tableaux avec les informations ci-dessous :
­ Budget (compte administratif) : où sont précisés les montants de crédits notifiés, engagés, liquidés et le reliquat.
­ Caisses : les montants arrêtés à la date de la passation de service et les valeurs de caisse sont notés dans ce chapitre.
­ Comptes opérationnels dans les banques : les relevés bancaires sont nécessaires aux fins des rapprochements avec les écritures des registres
­ Impayés : dans ce chapitre apparaissent les montants dus par l’organe aux partenaires et fournisseurs divers.
­ Liste des fournisseurs auxquels l’organe est redevable (tableau avec les montants par fournisseur).
­ Marchés et contrats : le tableau précisera, par marché ou contrat, le montant par attributaire / bénéficiaire (décret 95-401). Un commentaire est nécessaire, éventuellement, sur le niveau d’exécution.
7. Inventaire du matériel, en tableaux (décret 91-275)
Il est de bonnes pratiques de noter, dans des tableaux, les informations mises à jour selon la classification prévue dans la réglementation (article 5, décret 91-275). Il s’agit :
- des matériels en approvisionnement (stocks dans les magasins : matières, denrées, matériaux, articles et objets divers) ;
- des matériels en service (fiche détenteur par bureau avec objets et appareils à caractère durable c’est-à-dire dont la durée de vie est supérieure ou égale à 12 mois) ;
- des matières mises en consommation (parc roulant : « automobiles »  et « motocyclettes » et consommables dont le carburant).
Ces documents sont signés, selon le cas, par l’ordonnateur matières et le comptable matières pour le catégorie des matériels d’approvisionnement ou par le détenteur et le comptable matières pour les matériels en service (articles 8-14, décret 91-275). Ils donnent la preuve de l’arrêt des écritures du sortant et de la reconnaissance et l’acceptation de l’agent entrant (article 15, décret 91-275).
8. Obstacles et contraintes pour le développement des activités du service
Il est de bonnes pratiques que le responsable sortant signale les obstacles et contraintes au développement adéquat des activités, difficultés qu’il aura identifiées lors de sa période d’activité comme point focal (articles 12-14, loi 02-053). Ceci permet de capitaliser les expériences pour créer de la valeur ajoutée dans le fonctionnement des Services publics.
Ces obstacles sont notifiés dans les rubriques développées.
9. Conclusion
Il est de bonnes pratiques :
- de faire connaître à tous les cadres susceptibles d’assumer des responsabilités de ces Services publics la masse critique d’informations qui leur permettent de se préparer à être ou ne pas être le  principal animateur d’une équipe donnée.
- d’accepter que le changement fait partie de la dynamique de l’évolution des Services publics qui, seuls, demeurent ; les hommes passent (articles 12, 23, 27, 48, 49 et 52, loi 94-009).
Il s’agit, pour eux, pendant la période où ils sont animateurs des organes, de contribuer à la création de valeur ajoutée dans la production de service par les unités qui en ont la charge et dont ils sont responsables (articles 12-14, loi 02-053).
- que le responsable sortant présente l’entrant lors d’une session d’adieu, même si le nouveau est un ancien de la « maison » (cas des promotions internes).
10. Cadre institutionnel
Lois
- 94-009 portant principes fondamentaux de la création, de l’organisation, de la gestion et du contrôle des Services publics, modifiée par la loi  02-048
- 96-061 portant principes fondamentaux de la comptabilité publique.
Décrets
- 91-275 portant réglementation de la comptabilité matières ;
- 95-401 portant code des marchés publics ;
- 97-192 portant règlement général de la comptabilité publique.
Autres
- Instruction 98-001 / PM-RM du 01 septembre 1998
- Instruction 06-1592 / PM-RM du 0- septembre 2006

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Procès verbal de passation de service

(Page de garde)

Service : ________________________________________________________________________

Poste de responsabilité : ____________________________________________________________

Références du responsable sortant :
- M./ Mme ___________________, n° matricule _____________ , qualité _____________

Références du responsable entrant :
- M./ Mme ___________________, n° matricule _____________ , qualité _____________

Nom et qualité des superviseurs :
- M./ Mme ___________________,  qualité _____________
- M./ Mme ___________________, qualité ______________

Références réglementaires :
- Acte de nomination (décret, arrêté, décision) _________________________________________

- Ordre de mission n° _____________ du __________________.

Date : ____________________________.

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Procès verbal de passation de service

L’an deux mil et le _____________________ a eu lieu la passation de service entre M. / Mme ___________, n° mle _______________, directeur sortant et M. / Mme __________________, n° mle _____________, directeur entrant, en application de l’acte n° _______  du _____ portant nomination d’un directeur ______________.
Les travaux se sont déroulés dans le bureau du directeur sortant sous la supervision de M. / Mme __________  Qualité / Fonction ___________ et de M. / Mme ______________, Qualité / Fonction ______________.en application des ordres de missions n°________ / MS-SG  du ____________ et n° ________ MEF-IF du _____________.

Les éléments du dossier de passation sont les suivants :
1. Présentation du service
2. Situation des ressources humaines
3. La documentation de référence
4. Résumé des dossiers en instance ou en cours de traitement
5. Situation financière
6. Inventaire du matériel
7. Obstacles et contraintes pour le développement des activités du service
8. Conclusion
9. Annexes.
Après la revue de ces éléments du dossier, aucune observation particulière n’a été formulée par les 2 parties. Il a été procédé à la signature du présent procès verbal.

Le responsable sortant,       Le responsable entrant,

Le superviseur 1,        Le superviseur 2,

Tableau de la liste nominative des ressources humaines

Prénoms et nom
N° mle
Diplôme de base
Fonction
Date entrée en fonction
Date arrivée
Statut
Sanctions disciplinaires
Réf. dernière affectation

 
 
Récapitulatif Ressources humaines  en chiffres et par catégorie

Ressources humaines
Services employeurs (lieu de travail)
 
  
 
Total
 
1
2
3
4
5
6
7
 
Médecins
 
Pharmaciens
  
Assistant médic.
 
Sages-femmes
 
Infirmier 2ème cycle
 
Infirmier 1er cycle
 
Comptables
 
Ingénieurs sanitaires
 
Secrétaires

Matrones
 
Chauffeurs
 
Autres
 
Total
 

SITUATION FINANCIERE (Décret 97-192)

Crédit de fonctionnement

Chapitre 12
Fournitures de bureau

Période (trim.)
Alloué
Mandaté
Engagé
Liquidé
Réliquat

Chapitre 16
Déplacements

Période (trim.)
Alloué
Mandaté
Engagé
Liquidé
Reliquat

Régie des avances

Situation caisse
En caisse
Valeurs de caisse
Total

Total
 
 
Impayées

Fournisseurs
Montant total
Payé
Reliquat
Observat.

Total
 

Relevé des comptes bancaires

INVENTAIRES (décret 91-275)

Inventaire du matériel en approvisionnement (magasins et entrepôts)

Désignation / type
Nbe
Origine
Date acquisition
Date mise consommation
Observ.

Inventaire du matériel en service (bureaux)

Désignation / type
Nbe
Origine
Date acquisition
Date mise consommation
Observ.

Inventaire du matériel roulant

Désignation / type
Origine
N° immatri-culation
Date acquisition
Date mise en consommation
Kilométrage parcouru
Utilisateur principal

Inventaire des produits pharmaceutiques et assimilés en stocks

Produit
Présentation
Forme
Quantité
Prix unitaire
Coût total
Date de péremption
N° de lot

Inventaire des bâtiments

Primature         République du Mali
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Secrétariat général du gouvernement
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Instruction n° 98 – 001 / PM-RM du 11 septembre 1998
Relative à la passation de service

Le Premier ministre, Chef du gouvernement

A Mesdames et Messieurs les membres du gouvernement,

La nécessaire continuité de l'action administrative et la quête permanente de transparence dans la conduite des affaires publiques imposent aujourd'hui d'ériger en règle la passation de service dans les administrations et organismes publics.
La passation de service, acte par lequel s'opère la transmission des éléments d'information relatifs à un  service, doit être de rigueur toutes les fois qu'une autorité ou un agent assumant quelque responsabilité est appelé à remplacer un autre dans ses fonctions.
Elle doit s'accomplir conformément aux indications suivantes :
1. La passation a lieu entre l'autorité entrante et l’autorité sortante, sous la supervision de l'autorité supérieure ou d'une autre autorité désignée à cet effet.
2. La passation est matérialisée par un document dit « procès-verbal de passation de service ». Le procès-verbal de passation peut, selon les Services, comporter tout ou partie des éléments ci-après :
- Aperçu général du Service
- Situation du personnel
- Inventaire du matériel
- Liste des documents transmis
- Point des dossiers en instance
- Situation financière.
3. Au procès-verbal de passation de service, pourront être joints tous documents utiles ainsi que les observations éventuelles formulées par ceux qui ont pris part à la passation. 
Je vous engage à veiller à l'observation des termes de la présente instruction.

Bamako, le 11 septembre 1998
Le Premier ministre,

Ibrahim Boubacar KEITA

Cabinet du Premier ministre

Bamako, le 25 septembre 2006
Le Premier ministre, Chef du gouvernement
N° 06-1592
À
Mesdames et Messieurs les Ministres
BAMAKO - KOULOUBA

Objet : Supervision de la passation de service

Les procédures de passation de service dans les administrations et organismes publics font l'objet de l'instruction n°98 – 001 / PM-RM du 11 septembre 1998, dont copie ci-jointe.
Les prescriptions de cette instruction sont imparfaitement observées, car il m'a été donné de constater que de nombreuses passations de service ne sont pas supervisées.
Dorénavant, les principes suivants régiront les supervisions des passations de service entre les chefs sortants et entrants des services de l'administration centrale, des Services régionaux et subrégionaux, des Services rattachés, des Services extérieurs, des Services personnalisés et des Services des collectivités décentralisées :
1. Les passations de service entre les chefs sortants et entrants des Services de l'administration centrale, des Services rattachés, des Services extérieurs et des Services personnalisés des ministères comportant une Inspection seront supervisées conjointement par cette structure et l'Inspection des finances ;
2. Les passations de service entre les chefs sortants et entrants des Services de l'administration centrale, des Services rattachés, des Services extérieurs et des Services personnalisés des ministères ne comportant pas d'Inspection, seront supervisées par le Contrôle Général des Services Publics ;
3. Les passations de service entre les chefs de Services régionaux sont supervisées conjointement par le gouverneur de région ou son représentant et un représentant du ministre techniquement concerné.
4. Les passations de service entre les chefs des Services subrégionaux sortants et entrants seront supervisées conjointement par le préfet ou son représentant et un représentant du ministre techniquement concerné ;
5. Les passations de service entre les chefs des Services des collectivités décentralisées sortants et entrants seront supervisées par l'autorité chargée des attributions de tutelle ou son représentant.
J'attache du prix à l'observation correcte des présentes prescriptions.

Ousmane Issoufi MAIGA
Grand officier de l’Ordre national

Inspection de la santé, Bamako

Les bonnes pratiques de passation de service, le 21 octobre 2004 mise à jour 21.10.06  BPPassation2