| Arrêté 92-0235, Organisation de la comptabilité matières |
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Ministère du budget République du Mali ------- Un Peuple - Un But – Une Foi Direction nationale du budget ------
Arrêté n° 92 – 0235 / MB-DSB Fixant les modalités d'application du décret n° 91-275 / PM du 18 septembre 1991 portant réglementation de la comptabilité - matières.
Le Ministre du budget,
Vu l'Acte fondamental n°1 / CTSP du 31 mars 1991 ; Vu l'Ordonnance n° 46 / bis PGP du 16 novembre 1960 portant règlement financier du Mali ; Vu le décret n° 91-275 / PM-RM du 18 septembre 1991 portant réglementation de la comptabilité - matières ; Vu le décret n° 21-438 / P-CTSP du 27 décembre 1991 portant nomination des membres du gouvernement.
Arrête
Article 1er : Sont et demeurent abrogées les dispositions de l'arrêté n°1314 / MFC du 23 avril 1977. Article 2 : Le présent arrêté fixe les modalités d'application du décret 91-275 / PM-RM du 18 septembre 1991 réglementant de la comptabilité - matières. Chapitre 1er : Ordonnateurs et comptables matières : Article 3 : Le bureau comptable prévu à l'article 13 du décret n° 91-275 / PM-RM du 18 Septembre 1991 comprend l'ordonnateur matières, le comptable – matières, un ou plusieurs comptables adjoints, un ou plusieurs chargés des fiches casiers. Le comptable - matières adjoint et les chargés des fiches casiers sont placés sous l'autorité de l'ordonnateur - matières et mis à la disposition des Services centraux des départements et les services régionaux. Article 4 : Les comptables - matières sont nommés par arrêté interministériel parmi les agents de la catégorie A sur proposition de l'ordonnateur – matières secondaire concerné. Les comptable - matières adjoints et les chargés des fiches casiers sont nommés respectivement parmi les agents de la catégorie B et C par décision de l'ordonnateur - matières secondaire concerné. Chapitre 2 : Les documents Article 5 : Conformément à l'article 17 du décret n° 91-275 / PM-RM du 18 Septembre 1991, les documents en comptabilité - matières sont : a. Les documents de base où sont enregistrés l'existant et les mouvements de matériel - procès-verbal de passation de service ; - matricules des propriétés immobilières ; - livre – journal - compte de gestion (fiches matériels en approvisionnement et en service) ; - fiche de casier magasin) ; - fiche "détenteur". b. Les documents de mouvement qui ordonnent et justifient les mouvements - procès-verbal de réception ; - ordre d'entrée de matériel ; - ordre de sortie de matériel ; - bordereau d'affectation de matériel ; - bordereau de mise en consommation de matériel ; - bordereau de mutation de matériel ; - procès-verbal de réforme. c. Les documents de gestion qui reflètent le résultat d'une période donnée - état récapitulatif trimestriel ; - inventaire tournant ; - état d'inventaire annuel ; - relevé du matériel en charge. Article 6 : La Commission de réception, réunie dans les conditions prévues à l'article 22 du décret n° 91-275 / PM-RM du 18 septembre 1991, procède à la réception des fournitures qui lui sont présentées. Elle consigne ses constatations dans un "procès verbal" du modèle donné en annexe (modèle 1) préalablement préparé par le comptable - matières intéressé d'après les factures ou autres pièces. La Commission peut proposer : - l’admission pure et simple ; - l’admission sous réserve ; - le rejet des fournitures présentées En cas de rejet, les fournitures et la facture sont retournées au fournisseur et la commande annulée. En cas d'admission sous réserve, le fournisseur en est informé. S'il satisfait aux réserves, les fournitures sont admises. Dans le cas contraire, elles sont rejetées. Article 7 : Toute entrée de matériel, de quelque nature qu'il soit, fait l'objet d'un ordre d'entrée de matériel approuvé par l’ordonnateur matières. Il est établi par le comptable - matières ou le comptable - matières adjoint qui reçoit effectivement la fourniture, au vu du procès - verbal de réception ou du bordereau de livraison. Le comptable - matières ou le comptable - matières adjoint certifie la fourniture faite, puis transmet l'ordre d'entrée de matériel à l’ordonnateur matières pour approbation. Article 8 : Toute sortie de matériel donne lieu à l'établissement d'un ordre de sortie de matériels. Par sortie de matériel on entend : - le départ de tout matériel (durable, consommable) de l'intérieur d'un bureau comptable vers l'extérieur de celui-ci ; - toute consommation effective (ou mise en consommation) de matériel consommable ; - la mise à la réforme. L'ordre de sortie de matériels ou des matières est établi et signé par le comptable - matières puis soumis à l'approbation de l’ordonnateur matières. Article 9 : Pour le matériel durable, faisant partie des approvisionnements, qui fait l'objet d'une demande de mise en service dans le ressort d'un bureau comptable, le comptable - matières établit un bordereau d'affectation de matériel. Il en sera de même lorsque ce matériel est directement affecté à une utilisation dès sa réception. Ce document est signé par le chef du service demandeur et approuvé par l'ordonnateur - matières. Article 10 : Pour les matières consommables, faisant partie des approvisionnements, qui font l'objet d'une demande de mise en consommation dans le ressort d'un bureau - comptable, il est établi un ordre de sortie de matières dans le cas où le montant en valeur est inférieur ou égal à cent mille francs CFA. Pour toute mise en consommation supérieure à cent mille FCFA, il a été établi un bordereau de mise en consommation des matériels, pour satisfaire la demande, puis un ordre de sortie de matériels après la consommation effective au niveau du bénéficiaire. Ces documents sont soumis à l'approbation de l’ordonnateur matières. Article 11 : Le matériel en service qui change de détenteur à l’intérieur d’un bureau comptable donne lieu à l'établissement d'un bordereau de mutation de matériel. Ce bordereau est établi par le comptable – matières ou le comptable – matières adjoint. Il est signé par le cédant actuel, l'acquéreur et approuvé par l'Ordonnateur matières. Article 12 : Les documents de mouvement : ordres d'entrée et de sortie, bordereaux d'affectation de matériel, de mise à la consommation et de mutation de matériel, se présentent sous la forme de deux modèles (voir modèles n° 2 A et n° 2 B en annexe) sur chacun desquels est précisé le type de document concerné. Ils sont reliés en carnets détenus par les comptables matières ou comptables - matières adjoints détenteurs ou réceptionnaires de matériel. Chapitre 3 : Des registres et fiches comptables Article 13 : La comptabilité des immeubles, tels que définis à l'article 4 du décret n° 91-275 / PM-RM du 18 septembre 1991, est tenue sur une fiche matricule (modèle 3). Cette fiche matricule est établie en double exemplaire par le comptable - matières pour les immeubles de son ressort. La conservation des domaines, du cadastre et de la curatelle reçoit un exemplaire de la fiche matricule et assure la centralisation de la tenue comptable des immeubles. Le bureau comptable et le service de l'habitat sont tenus d'informer, immédiatement, la Conservation des domaines de tout changement intervenant dans les immeubles et affectant les renseignements contenus dans la fiche matricule. Le classement des fiches, par département et par région est basé sur l'usage de l'immeuble (habitation, service administratif ou mixte). Article 14 : Le comptable - matières tient un livre journal dans lequel sont enregistrées, en quantité et en valeur et dans ordre chronologique, les entrées et sorties de matériel. Le livre - journal (modèle 4) est côté et paraphé par l'ordonnateur matières. Les documents de mouvement décrits aux articles 5 et 6 sont pris en écriture au livre - journal. Les bordereaux de mutation prévus à l'article 9 n'ont pas à y être reportés. La référence de l'inscription de l'entrée de matériel au livre - journal doit être mentionnée et certifiée par le comptable - matières sur les factures de fournitures. Il est fait défense aux comptables du Trésor et aux régisseurs d'avance de payer des factures de fournitures qui ne seraient pas revêtues de cette mention. Article 15 : Le compte de gestion est tenu par le comptable - matières pour les matériels en approvisionnement et en service sur fiches et par type d'articles. Les fiches (modèle 5) sont paraphées par l'ordonnateur - matières. Elles reçoivent un numéro d'ordre suivi par article. Cette numérotation est reprise dans un carnet répertoire côté et paraphé par l'ordonnateur - matières. Une fiche distincte est tenue pour le matériel en approvisionnement et pour le matériel en service. L'ensemble de ces fiches constitue l'inventaire permanent. Les fiches sont classées dans l'ordre de la nomenclature sommaire et, à l'intérieur de chaque catégorie, par ordre alphabétique. Les enregistrements se font exclusivement sur la base d'un document justificatif de mouvement et simultanément aux inscriptions dans le livre - journal. Chaque comptable – matières adjoint tient le compte de gestion du matériel dont il est responsable. Il dresse un état récapitulatif trimestriel (modèle 9) qu'il envoie au comptable matières. Cette récapitulation est effectuée par type d'articles. Au niveau de la Direction nationale du budget, elle donne lieu à l'établissement d'un fichier centralisateur. Article 16 : Les chargés des fiches casier suivent les mouvements de matériels en approvisionnement sur des fiches de casier (modèle 6). Les mouvements sont enregistrés uniquement en quantité et sur la base des documents de mouvement. Article 17 : Le matériel en service est répertorié, par détenteur, sur une "fiche détenteur" (modèle 7). Ces fiches sont tenues uniquement en quantité par le comptable - matières ou le comptable - matières adjoint. A la fin de chaque année, les fiches du comptable - matières et celles du détenteur sont rapprochées et chacune visée à la fois par le comptable et le détenteur. Article 18 : Lorsque les matériels et matières en consommation donnent lieu à un stockage intermédiaire chez l'utilisateur, celui-ci en tient une comptabilité si le stock dépasse 100.000 FCFA au moment de l'approvisionnement. Cette comptabilité est tenue uniquement en quantité sur des fiches analogues aux fiches de casier. Elle devra être présentée à toute réquisition soit de l'ordonnateur ou du comptable - matières, soit des représentants des corps de contrôle et d'inspection de l'Etat. Chapitre 4 : Des documents récapitulatifs Article19 : Le compte de gestion, tenu sur fiches, constitue l'inventaire permanent. Afin de vérifier la concordance entre les écritures comptables et l'existant, il est procédé, périodiquement, à un contrôle physique appelé inventaire tournant. Ce contrôle concerne essentiellement les magasins pour les matériels en approvisionnement. Cet inventaire consiste en un comptage physique d'une partie du matériel à une date donnée. Il est poursuivi à intervalles réguliers de façon que chaque article soit compté au moins une fois au cours de l'exercice comptable. Le comptable - matières détermine la rotation des inventaires tournants. Pour le matériel en approvisionnement, il retire au préalable les fiches de casier. Les quantités relevées sont portées sur une feuille d'inventaire (modèle 8). Le comptable porte ensuite sur l'inventaire les quantités enregistrées au compte de gestion. En cas de non concordance, il fait procéder à une vérification. Si la différence persiste, une régularisation des écritures s'effectue à l'aide d'un ordre d'entrée ou de sortie de matériel indiquant la date de l'inventaire tournant. En cas de manquants, l’ordonnateur matières donne son avis sur l'opportunité d'appliquer les dispositions prévues à l'article 33 du décret n° 91-275 / PM-RM du 18 septembre 1991. Cet avis est soumis pour décision à l'autorité compétente. Article 20 : Indépendamment des inventaires tournants et des inventaires effectués à chaque changement de gestion, l'ordonnateur matières fait procéder, en fin d'exercice comptable, à un recensement global des existants en matériel. Cet inventaire est effectué par les agents du bureau comptable. Suivant l'importance du matériel à recenser, l'ordonnateur matières peut désigner des agents appelés à participer à la prise d'inventaire. L'ordonnateur matières organise et surveille les opérations de recensement. Sa mission de contrôle s'exerce par sondages opérés avant ou après le passage de l'équipe de comptage. L'inventaire annuel consiste en 3 opérations : le comptage physique, le recollement avec les écritures et l'évaluation. Le comptage physique s'effectue sur le lieu où le matériel se trouve. Le résultat du comptage physique est ensuite comparé aux quantités enregistrées au compte de gestion et enfin les existants sont valorisés selon la méthode « premier entré, premier sorti », « Fifo » comme définie à l'article 32 ci-après. Le recensement annuel donne lieu à l'établissement d'un état d'inventaire (modèle 8) dans lequel distinction est faite entre le matériel en approvisionnement et le matériel en service. Immédiatement après le recensement, les excédents ou les manquants sont portés en entrée ou en sortie dans les écritures. Les pièces justificatives indiquent la date de l'état d'inventaire. L'ordonnateur - matières détermine les causes qui ont provoqué les excédents ou les manquants et donne son avis sur l'opportunité d'appliquer les dispositions prévues à l'article 33 du décret n° 91-275 / PM-RM du 18 septembre 1991. Cet avis est soumis pour décision à l'autorité compétente. Article 21 : Conformément à l'article 14 du décret n° 91-275 / PM-RM du 18 septembre 1991, la centralisation de la comptabilité matières s'effectue au niveau de la Direction nationale du budget pour les services de l'Etat, et au niveau compétent pour les collectivités décentralisées, les établissements visés à l'article 2 du décret sus - mentionné. Le comptable - matières établit trimestriellement un état récapitulatif (modèle 9) d'après le compte de gestion. Cet état reprend par article et dans l'ordre numérique de la nomenclature sommaire, l'existant, en quantité et en valeur, au début du trimestre concerné ainsi que le total des entrées et des sorties effectuées au cours de la période. La valeur des existants en fin de période est totalisée par catégorie de la nomenclature sommaire. Les existants au départ de l'exercice comptable et le total des mouvements en quantités et en valeur, sont repris, par article, sur un fichier centralisateur. Article 22 : En fin d'exercice, au moment de la reddition des comptes, le comptable – matières dresse, d'après le compte de gestion, un relevé (modèle 10), par catégorie de la nomenclature sommaire. La valeur des existants au 31 décembre, doit normalement correspondre au total de la valeur de fin d'exercice figurant au livre - journal. Ce relevé, appuyé des pièces justificatives et de l'Etat d'inventaire annuel est transmis par l'ordonnateur matières à l'organisme centralisateur pour approbation. Chapitre 5 : De la réforme des matières Article 23 : Les commissions de réformes prévues à l'article 24 du décret n° 91-275 / PM-RM du 18 septembre 1991 se réunissent chaque fois que cela paraîtra nécessaire. Les services du budget en assurent le secrétariat. Article 24 : Lorsque le matériel présenté pour la réforme appartient à une collectivité locale ou un établissement public autonome, le représentant de cette collectivité siège à la commission de reforme. Article 25 : La commission peut recueillir tous renseignements et informations de nature à éclairer sa décision quant au sort à réserver aux matériels et matières qui lui sont présentés. Article 26 : La commission dresse un procès-verbal (modèle 11) dans lequel sont consignés les résultats de ses opérations et le lieu où sont entreposés les matières ou matériels. Elle précise notamment la nature des objets, la valeur unitaire d'acquisition, la date d'acquisition, la valeur résiduelle indicative et les observations éventuelles. Une copie du procès-verbal est transmise à la Division du matériel de la Direction nationale du budget ou à la Direction régionale du budget, au Service des domaines, et au service ou organisme intéressé. Article 27 : La mise des matériels et matières à la disposition du Service des Domaines est constatée par la réception par ce Service du procès-verbal visé à l'article 24 ci-dessus. Les matériels et matières réformés restent sous la garde des services affectataires jusqu'à la date de la vente, de la destruction ou de la démolition. Article 28 : Après remise des biens susvisés, les Domaines procèdent à leur destruction, démolition ou leur vente aux enchères publiques au plus offrant et au dernier enchérisseur. Le montant des enchères, ou produit principal, majoré des droits d'enregistrement et de timbre, est à la charge de l'adjudicataire. Chaque vente donne lieu à la rédaction, au moins en trois exemplaires, d’un procès-verbal constatant l'opération d’aliénation. Article 29 : Dans les localités où il n'existe pas de bureau des Domaines, les ventes mobilières sont effectuées par un agent désigné par le Conservateur des Domaines de la Région. L'agent désigné des domaines est tenu d'adresser au bureau des Domaines de sa région le produit principal augmenté des droits d'enregistrement et de timbre, par mandat poste ou éventuellement par mandat de trésorerie, avec les exemplaires du procès-verbal de vente. Les frais d'expédition du mandat poste sont imputables au produit de la vente. Chapitre 6 : Dispositions diverses Article 30 : Pour leur comptabilisation, les matières et matériels sont évalués à leur coût d'achat. Le coût d'achat se décompose en deux éléments : - le prix d'achat tel que relevé sur la facture du fournisseur, net de remises, ristournes et rabais ; - les frais accessoires d'achat : frais de transport et d'assurance, droits de douanes, commissions payées aux intermédiaires, frais de réception et manutention. Article 31 : Afin d’être en mesure de déterminer ce coût d’achat, les comptables – matières reçoivent copies de tous les documents de transport, déclarations en douane, notes de frais d'intermédiaire, etc. Ces documents sont annexés à l'ordre d'entrée correspondant. Article 32 : Pour tenir compte des fluctuations que subit le coût d’achat des matières consommables au cours de l’exercice comptable, les sorties seront effectuées selon la méthode de l’épuisement des lots dite « Fifo » (First in, first out ou premier entré, premier sorti). L'utilisation d'un tableau auxiliaire qui suit les mouvements de matières de même nature, par prix unitaire, permet de déterminer à chaque mouvement, le prix de sortie de la matière concernée. Article 33 : En cas de remplacement de l'ordonnateur, du personnel comptable ou du chef de service détenteur, la passation de service fait l'objet d'un procès-verbal (modèle 12). Ce procès verbal tient lieu d'inventaire si l'existant est accepté sans réserve par le fonctionnaire entrant. En cas de contestation, il est procédé à un inventaire, partiel ou général, le résultat de ce recensement est consigné dans le procès-verbal. Article 34 : Le présent arrêté sera enregistré, publié et communiqué partout où besoin sera.
Ampliation : Bamako, le 22 janvier 1992 - Original .......... ……………….….1 Le Ministre du budget, - P-CTSP – SGG- CS …………… 3 - Tous ministères…………………21 - Tous Gouvernorats……………... 9 - Ttes Dir nationales / MB & MF…11 - Toutes DAF…………….. ……….16 - Toutes DRB…………….. ………. 8 M. Oumar KASSOGUE - Archives …………………. ………. 1 - JORM……………………. ……….. 1 |
