PRIMATURE                                                REPUBLIQUE DU MALI
=-=-=-=-=-=                                     Un - Peuple - Un - But  - Une Foi
SECRETARIAT GENERAL                                  =-=-=-=-=-=-=
DU GOUVERNEMENT
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DECRET N°02-424  /PM-RM 09 SEP 2002
FIXANT LES MODALITES D’APPLICATION DE LA LOI N° 02-052 DU 22
JUILLET 2002 RELATIVE AUX ARCHIVES.

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE,
Vu    la Constitution ;

Vu    la Loi  N° 94-009 du 22 mars 1994 portant principes fondamentaux de la création,
        de l’organisation, de la gestion et du contrôle des services publics,

Vu   la Loi  N° N°98 -012 du 19 janvier 1998 régissant les relations entre l’administration et    
        les usagers des services publics ;

Vu     l’Ordonnance  N° 02-041/P-RM du 28 mars 2002 portant création de la Direction Nationale des Archives  du Mali, ratifiées par la Loi N002-051 du 22  juillet 2002 ;
         
Vu     la Loi  N°02-052 du 22 juillet 2002 relative aux Archives ;

Vu      le Décret N°02-340/P-RM du 09 juin 2002 portant nomination du Premier   
           Ministre ;

Vu     le Décret N°02-243/P-RM du 14 juin 2002  portant nomination des membres du
          Gouvernement, rectifié par le Décret N°02-347/P-RM du 02 juillet 2002 ;

STATUANT EN CONSEIL DES MINISTRES,

DECRETE :

CHAPITRE I : DES DISPOSITIONS GENERALES,

Article 1er : Le présent décret fixe les modalités  d’application de la loi n° 02-052 du 22
juillet 2002 relative aux archives.

Article 2 Au sens du présent décret, on entend par :

-    Documents d’archives : l’ensembles des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans le cadre de leur activités.
A ce titre, les documents non écrits, notamment le produit des collectes de la tradition orale, les archives nouvelles, notamment les archives audiovisuelles, les microformes et les archives électroniques pouvant servir à l’histoire nationale sont des documents d’archives et doivent être placés dans les services publics d’archives de l’Etat.
-    Archives courantes : les documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui ont produits ou reçus.

-    Archives intermédiaires : les documents ayant cessé d’être considérés d’utilisation habituelle et qui ne peuvent, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tri et d’élimination.

-    Archives définitives : les documents ayant subi des tris et éliminations et conservés, sans limitation de durée, pour leur intérêt administratif et historique.

-    Publications officielles : les journaux écrits, études, reportages, productions audiovisuelles, gravures, plans, cartes, dépliants, guides, bulletins divers, annuaires, agendas, périodiques et autres documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, édités, mis en vente ou distribués gratuitement par les administrations, établissements, services publics, collectivité locales et territoriales, ou organismes de droits privé chargés de missions de services publics.

-    Collecte, versement, dépôt, classement ; conservation et communication de documents d’archives et publications officielles : toutes opération tant matérielles qu’intellectuelles, visant à assurer une bonne présentation matérielle, en vue de leur utilisation éventuelle à des fins de justification  des droits ou de la documentation historique de la recherche, à travers les classements, les tris, les éliminations et l’élaboration d’instruments de recherche : inventaires, répertoire, fichiers établis.
        

TITRE II : DES ORGANISMES D’ADMINISTRATION ET DE GESTION

CHAPITRE II : DU CONSEIL SUPERIEUR DES ARCHIVES

Article 3 : Le Conseil  Supérieur des Archives est composé comme suit :

Président : Le Secrétaire Général du Gouvernement ;

Membres :

•    un représentant du Secrétariat Général de la Présidence de la République ;
•    un représentant par département ministériel ;
•    un représentant de l’Assemblée National
•    un représentant du Haut Conseil des Collectivités,
•    un représentant de la Conseil Economique, Social et Culturel ;
•    un représentant de la Cour Suprême ;
•    un Directeur National des  Archives du Mali ;
•    un Directeur des Bibliothèques et de la documentation ;
•    un Directeur National des  Domaines et du Cadastre ;
•    un Directeur National des Frontières ;
•    un Directeur Général du Musée National du Mali ;
•    un Directeur Général de l’institue des Sciences Humaines ;
•    un Directeur Général de l’Institue Géographique du Mali ;


•    le Recteur de l’Université du Mali ou son représentant ;
•    un représentant de l’association Malienne de Bibliothécaires, Archives et Documentalistes.

Toute personne  qualifiée pour les questions soumises à l’examen du Conseil Supérieur des Archives peut être appelée à siéger au Conseil avec voix consultative.

Le secrétariat du Conseil Supérieur des Archives  est assuré par la Direction Nationale des Archives du Mali.

La nomination des membres du Conseil Supérieur des Archives est fixée par arrêté du Ministre chargé des Archives.

Article 4 : Le Conseil Supérieur des Archives   donne son avis sur la réglementation et la planification en matière d’archives. Il établit tous les deux ans, l’ordre des priorités des inventaires et instruments de recherches, des éditions de textes et toutes les manifestations susceptibles de mieux faire connaître les archives

Article 5 : Il  se réunit une fois tous les  ans sur convocation de son président. Il peut être réuni autant  que de besoin, dans les mêmes conditions, sur proposition du Directeur National des Archives du Mali ou d’un tiers des membres.

Article 6 Un comité permanent des Archives, dont les membres sont désignés au sein du  Conseil Supérieur des Archives  par arrêté du Ministre chargé des Archives, apprécie le caractère d’archives historiques ou nationales des documents qui lui sont soumis.
Il se prononce également sur la communication de certains documents et la sortie du territoire national des archives privées.
 
CHAPITRE III : DE LA  COLLECTE, DU VERSEMENT, DU DEPOT DES DOCUMENTS D’ARCHIVESS ET PUBLICATIONS OFFICIELLE, DE LA CONSERVATION ET DE LA COMMUNICATION DES ARCHIVES PUBLIQUES.

Article 7 : Dans tous les cas ou un service, un établissement ou un organisme public ou privé, un personne physique ou morale vient à disparaître ou à être remplacée par une autre personne, un autre service ou un autre organisme, ses archives doit être obligatoirement versées dans un fonds d’archives publiques de l’Etat, lorsqu’elles ont un intérêt historique ou administratif confirmé, constituant ainsi la collecte de fonds d’archives dit en « vrac » non préjudiciable aux archives publiques.

Article 8 : Les documents d’archives  définitives, exception faites de ceux cités à l’article 7 ci-dessus, font l’objet de versement régulier obligatoire aux services d’archives publiques de l’administration.

Tout versement sera annoncé quinze jours à l’avance à l’archiviste par le service qui effectue le versement et en accord avec archiviste qui décidera, après inspection, tirage, élimination, de l’intérêt administratif et historique ou documentaire des dossiers et articles en fonction de la nature des archives.

Article 9 : Le versement est accompagné d’un bordereau de versement en trois exemplaires indiquant le service versant, la nature des documents, le nombre des articles, les dates extrêmes et la date éliminations.

Les documents librement communicables aux termes de la Loi N°98-012 du 19 janvier 1998 susvisée sont spécialement signalés sur le bordereau.

Article 10: Les opérations de versement et de classement des documents d’archives, lors du transfert vers un service de pré archivage ou un service d’archive relevant de la Direction Nationale des Archives du Mali, sont effectuées par les soins, selon le cas, du service versant ou de du service de pré archivage qui effectue le versement.

La Direction Nationale des Archives du Mali communique aux services, établissements et organismes qui lui sont versé des documents, les répertoires et inventaires qu’elle en dresse.

Article 11 : La durée du versement dans les services d’archives va :

-    de zéro à un an pour les archives courantes ;
-    de un à cinq ans pour les archives intermédiaires ;
-    de dix ans et plus pour les archives définitives.

Article 12: La publication officielles, constituant  des documents d’archives publiques pour leur intérêt culturel, administratif, historique et juridique, doivent être obligatoirement versées en deux (2) exemplaires à la Direction Nationale des Archives du Mali ou dans des services de préarchives placés sous son contrôles.

Article 13 : Le versement ou le dépôt des publications officielles à la Direction Nationale des Archives du Mali, est effectué par les soins de l’organisme producteur ou distributeur préalablement à la mise en vente ou en distribution des numéros édités.
 
Article 14 : Le versement des publications officielles à la Direction Nationale des Archives du Mali, prévu à l’article 13 ci-dessus, ne se confond en aucun cas avec le dépôt légal au Mali.

Article 15 : les documents d’archives antérieures au 22 septembre 1960 sont collectés, conservés, triés, classés et communiqués indéfinitivement en fonction du cadre de classement établi suivant les arrêtés N° 5065 et 5066/IFAN du 9 juillet 1953.

Article 16 : Les documents d’archives postérieures à la date citée à l’article précédent, constituent la série continue W adoptant le principe universel archivistique de gestion du fonds dit ouvert par l’application de la Norme Générale et Internationale de Description Archivistique ISAD (G).
             
 Article 17 : La durée d’utilisation comme archives courantes, la durée de conservation comme archives intermédiaires, la destination définitive à la fin de la période de conservation comme archives intermédiaires d’une part, l’élimination immédiate ou à terme intégral ou partiel ou sans tri, le versement à titre archives définitives dans un service d’archives relevant de la Direction Nationale des Archives du Mali d’autre part, sont définis par accord entre les administrations concernés et la Direction Nationale des Archives

Article 18 : Le tri et l’élimination des documents incombent à la Direction Nationale des Archives du Mali. Toute fois pour des catégories de documents limitativement définis, des autorisations peuvent être accordées par la Direction Nationale des Archives du Mali aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents.

La Direction Nationale des Archives du Mali établit les listes des documents dont elle propose l’élimination et les soumet au visa de l’administration d’origine ne peut s’opposer que pour des raisons juridiques à ce visa.

Lorsque les services versant désirent éliminer les documents qu’ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste du visa de  la Direction Nationale des Archives du Mali. Toute élimination est interdite sans ce visa.

Dans tous les cas, les documents à éliminer sont détruits sous contrôle technique de la Direction Nationale des Archives du Mali


Article 19 : La conservation et la gestion des archives courantes incombent, sous le contrôle de la Direction Nationale des Archives du Mali, aux services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus.

La conservation et la gestion des archives  intermédiaires sont assurées par des services spéciaux dits de préarchive en rapport avec la Direction Nationale des Archives du Mali.

La conservation et la gestion des archives  définitives sont assurées par des services d’archives publiques, en rapport avec la Direction Nationale des Archives du Mali.

Les documents archives sont conversés en fonction de leur durée, de leur intérêt administrative, historique, juridique et documentaire dans les services d’archives publiques, allant des services de l’administration des communes, des cercles des régions et des Départements ministériels vers  la Direction Nationale des Archives du Mali.

Article 20 : Peuvent être détruits et éliminés après délai :
Il se réunit en session extraordinaire, chaque fois que de besoin, sur convocation de son

-    les documents irrémédiablement détériorés par des causes naturelles et des événements fortuits : termites, intempéries, incendies, inondations prescriptions légales ;

-    les documents de substitution après reproduction, les minutes, doubles de plus de trois exemplaires, brouillons déjà imprimés, dactylographiés et signés ;

-    les documents d’intérêt temporaire pour pièces justificatives, administratives ou juridiques, pièces de journées comptables : reçu, facture de gestion, lorsque le registre récapitulatif existe.

Article 21: Sont conservés indéfiniment, tous les documents juridiques études, plans directeur, états civils, rapports historiques.                   


Article 22 : Les documents conservés par la Direction Nationale des Archives du Mali et les archives des collectivités territoriales, lorsqu’ils ont trente ans, sont librement communicables, exception faite :

-    des documents intéressant la sûreté de l’Etat, la défense nationale ou mette en cause la vie privée des citoyens ;
-    des documents en état de détérioration avancée, en très mauvais état de conservation ou d’insécurité ;
-    des documents fiscaux, domaniaux, commerciaux et politiques concernant les contentieux non réglés qui intéressent l’Etat, les dommages de guerre, les négociations financières, monétaires, commerciales avec l’étranger d’une part, les dossiers médicaux, d’état civil, comptes rendus de jugements, les rapports et fiches de renseignements à caractère nominal mettant en cause la vie privée d’autre part, dont le délai de communication est porté à soixante (60) ans ou plus suivant les cas.

Article 23 : Les documents dits publications officielles sont librement communiqués sans délai de restriction.

Article 24 : Le ministre chargé des archives peut, sur avis du Direction Nationale des Archives du Mali, des services de préarchivage ou des collectivités territoriales, autorise à des fins d’études scientifiques ou historiques, la consultation des séries de documents même avant l’expiration du délai de communicabilité visé aux articles 22 et 23 ci-dessus.


Article 25 : Toute demande de dérogation aux conditions de communicabilité des documents d’archives, notamment les délais de prorogation, est soumise au Ministère de tutelle des  services d’archives, qui statue après l’avis de l’archiviste et l’accord de l’autorité qui en a effectué le versement ou qui en assure la conservation.

Les services d’archives sont tenus, en rapport avec la Direction Nationale des Archives du Mali, à en publier la liste descriptive ou autres instruments de recherche, répertoires ou inventaires, favorisant ainsi la communication aux chercheurs qui en font la demande.


Article 26 : Les documents d’archives publics ou privés, en dépôt dans les services d’archives de l’administration publique, sont consultés gratuitement ou reproduits par les propriétaires et détenteurs ou par les particuliers conformément à la réglementation relative à la consultation des documents d’archives. .

Article 27: le Directeur National des Archives du Mali et les chefs de services de préarchivage sont habilités à délivrer des copies et extraits certifiés conformes aux originaux des documents d’archives publiques dans les conditions fixées par décret pris en Conseil des Ministres.

Chapitre V : DES DISPOSITIONS FINALES

Article 28 : Le présent décret abroge toutes dispositions antérieures contraires.

Article 29 : Le Premier Ministre, le Ministre de l’Economie et Finances et le Ministre de l’Administration Territoriale et des Collectivité  Locales  sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent décret qui sera enregistré et publié au journal officiel.

                                                                                            Bamako, le 09 SEP 2002


                                                                                         Le Président de la République,


Le Premier Ministre,                                   
                                                                                            Amadou Toumani TOURE


Ahmed Mohamed AG HAMANI
                                                                  
                                                                                     
                                                                                            Le Ministre de l’Economie,
                                                                                            des Finances,

                                                                                                                                                       
                                                                                     
                                                                                              Ousmane Issoufi MAIGA                   

Le Ministre de l'Administration
Territoriale et des Collectivité Locales,




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