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Ministère de la santé République du Mali
------ Un peuple – Un but – Une foi
Secrétariat général
------ Instruction n° 05-0015 / Ms-Sg du 21 juin 2005
Relative au fonctionnement du Ministère de la santé
1. Dispositions générales
1.1 La présente instruction, qui complète l'arrêté n° 05-1399 / Ms-Sg du 06 juin 2005 fixant les attributions spécifiques des membres du Secrétariat général et l'arrêté n° 05-1400 / Ms-Sg du 06 juin 2005 relatif à l'organisation du cabinet du Ministre de la santé, définit le cadre des relations des dites structures avec les services et organismes placés sous l'autorité directe du Ministre.
Attributions spécifiques du ministre de la santé
1.2 Suivant le décret n° 04-145 / P-RM du 13 mai 2004, le Ministre de la santé a pour mission d'élaborer et de mettre en œuvre la politique nationale en matière de santé. A ce titre, il est responsable des actions ci-après :
- l'extension de la couverture sanitaire du pays ;
- la promotion de la politique de santé pour tous ;
- l'éducation sanitaire des populations ;
- la prévention et la lutte contre les grandes endémies et les maladies constituant des problèmes de santé publique ;
- la santé de la reproduction ;
- le développement des structures communautaires de santé ;
- le suivi et le contrôle des formations sanitaires ;
- le contrôle de l'exercice privé des professions médicales et paramédicales ;
- l'approvisionnement régulier du pays en médicaments et produits biologiques.
Moyens de mise en œuvre des attributions
1.3 Le Ministre de la santé, dispose pour l'exercice de sa mission, des ressources financières mises à sa disposition, d'un Secrétariat général, d'un Cabinet, de Services centraux et de Services rattachés. Il exercice le pouvoir de tutelle sur les Organismes publics autonomes.
Coordination et contrôle
1.4 Le Ministre reçoit, chaque matin, le Secrétaire général et le chef de cabinet pour faire le point en des affaires en instance. En l'absence du Ministre, la rencontre réunit le Secrétaire général et le Chef de cabinet. En tant que de besoin, le Ministre intérimaire peut être saisi.
1.5 Une fois par semaine, le Ministre réunit le secrétariat général, le cabinet et les directeurs des services et organismes personnalisés pour l’examen du dossier du conseil des ministres et toutes autres questions qu’il lui plaira d’évoquer ou qui le seront par les participants. De même, après le conseil des ministres, il peut informer les collaborateurs des principales décisions prises par le gouvernement.
1.6 Le Secrétaire général impute aux membres du Secrétariat général et du cabinet, pour analyse et avis, les dossiers inscrits à l’ordre du jour du conseil des ministres.
1.7 L'agent, qui reçoit un dossier, élabore une note qui, sans être un résumé du document, en fait ressortir les points importants, notamment ceux qui sont en rapport avec l'exercice des attributions du Ministre, formule, le cas échéant des observations et indique les propositions qui pourraient être faites par le Ministre pour leur prise en compte.
1.8 Le Secrétaire général rencontre une fois par mois les membres du Secrétariat général et du Cabinet ainsi que les Directeurs des services et des organismes personnalisés pour faire le point du traitement des dossiers en instance.
1.9 Le Directeur administratif et financier est tenu d'établir, au début de chaque gestion budgétaire, un plan annuel de passation de marchés qui est le programme prévisionnel des marchés qu'il envisage de lancer au titre de l'année budgétaire considérée.
1.10 Les projets de décision à caractère financier sont accompagnés d'une note indiquant leur imputation budgétaire et la situation des chapitres qui les supportent.
1.11 A la fin de chaque mois, le Directeur administratif et financier fait au Secrétaire général le point sur la gestion des crédits du budget d'Etat et des ressources allouées par les partenaires au développement.
1.12 Les Directeurs des Services centraux, des Services rattachés au secrétariat général, des Etablissements publics hospitaliers et des Etablissements publics à caractère scientifique, technologique et culturel sont tenus de faire un rapport trimestriel sur les activités de leurs structures faisant ressortir les résultats obtenus, les difficultés rencontrées et les perspectives du trimestre suivant.
1.13 Les Directeurs nationaux feront également, dans ledit rapport, le point des actions de coordination et de contrôle des Services régionaux, subrégionaux et des programmes spécifiques conduites.
1.14 Lesdits rapports trimestriels seront exposés et discutés lors de Conseils de cabinet élargi convoqués à cet effet.
1.15 Les Directeurs régionaux sont tenus de communiquer au Secrétaire général, par la voie hiérarchique, un rapport trimestriel sur les activités de leurs structures faisant ressortir les résultats obtenus, les difficultés rencontrées, le point d’exécution programmatique et financier des PO et les perspectives du trimestre suivant.
2. Traitement du courrier
2.1 Le courrier du Ministère est classé en deux catégories :
1. le courrier confidentiel et les lettres privées du Ministre ;
2. le courrier ordinaire constitué de toutes les autres correspondances.
2.2 Le Ministre signe les correspondances adressées aux autorités suivantes : Président de la République, Premier ministre, Présidents d'institutions de la République, Ministres, Chefs de missions diplomatiques et consulaires accréditées au Mali et représentants résidents des organisations internationales.
2.3 Le Secrétaire général signe, au nom du Ministre et par délégation :
- les correspondances adressées aux chefs des Services, Organismes personnalisés et assimilés du département ;
- les réponses aux correspondances signées par les Secrétaires généraux des départements ministériels et des autres institutions de la République ;
- les actes de gestion du personnel suivants : mise à disposition d'un service du département, mise en congé d'intérêt public, suspension, sanctions disciplinaires de premier degré, sanction disciplinaire de retenue sur rémunération ;
- les correspondances déterminées par instructions verbales du Ministre.
2.4 Le Chef de Cabinet signe, au nom du Ministre et par délégation :
- les correspondances relatives aux demandes d'aide et de soutien émanant de personnes privées ;
- les ordres de mission et les demandes d'ordre de mission des membres du Cabinet ;
- les bordereaux de transmission des documents d'information à la représentation nationale.
2.5 Les dossiers et les lettres font l’objet d'un classement.
2.5.1 Les dossiers en cours d'instruction sont classés dans les bureaux des Conseillers techniques et des Chargés de mission.
2.5.2 Les dossiers traités sont classés au niveau du Service du courrier, de la documentation et de la dactylographie.
2.5.3 Ils y sont conservés pendant deux (2) ans et ensuite déposés aux archives.
2.5.4 Pour chaque correspondance expédiée le Service du courrier, de la documentation et de la dactylographie fait 3 copies.
2.5.5 La ventilation interne du courrier s'effectue au moyen de cahiers de transmission.
2.5.6 Une fois par jour, le Secrétaire général fait au Ministre le point sur le courrier pour le traitement duquel il doit être fait diligence et reçoit les instructions à cet effet.
Courrier confidentiel et lettres privées du Ministre
2.6 Le courrier confidentiel et les lettres privées du Ministre sont reçus et expédiés par le Secrétariat particulier du Ministre.
2.6.1 Lorsqu'il reçoit du courrier confidentiel ou une lettre privée du Ministre, le Secrétaire particulier procède à son enregistrement : il appose le cachet « courrier arrivée » sur le document reçu, y reporte la date de réception et le numéro d'ordre du registre et porte sur ledit registre la date de la correspondance, son objet et l'identité de l'expéditeur.
2.6.2 Il agrafe ensuite une fiche de ventilation du courrier et le document reçu et les présente au Ministre et en cas d'absence de celui-ci, au Secrétaire général.
2.6.3 Suivant les indications portées par le Ministre sur la fiche de ventilation du courrier, il procède à la ventilation au Secrétaire général ou au classement du document.
2.6.4 Avant l'expédition du courrier confidentiel et des lettres privées du Ministre, le Secrétaire particulier :
- porte sur le registre du courrier départ, le numéro d'ordre, la date d'envoi, l'objet de la correspondance et l'identité du destinataire et reporte le numéro d'ordre et la date d'envoi sur le document à expédier ;
- fait une copie destinée au classement.
2.6.5 Après l'expédition de l'original de la lettre confidentielle, la copie est classée et conservée au niveau du Secrétariat particulier du Ministre.
2.6.6 Le Secrétaire particulier du Ministre établit et communique tous les vendredis au Secrétaire général et au Chef de cabinet une fiche récapitulative du courrier confidentiel à l'arrivée et au départ.
Courrier ordinaire
2.7 Le courrier ordinaire est reçu et expédié par le Service du courrier, de la documentation et de la dactylographie.
2.7.1 Lorsqu’il reçoit une correspondance, le chef du service appose le cachet « courrier arrivée » sur le document reçu, y reporte de réception et le n° d’ordre du registre et porte au dit registre la date de la correspondance, son objet et l’identité de l’expéditeur.
2.7.2 Il agrafe ensuite sur le document reçu une fiche de ventilation sur laquelle sont reportées les mentions indiquées au 2.7.1 et les rubriques réservées aux annotations du Ministre, du Secrétaire général ou du chef de cabinet.
2.7.3 Le courrier ordinaire est réparti en trois catégories :
- les copies des correspondances échangées entre services et transmises à titre - d'information au département ;
- les correspondances appelant une réaction du département ;
- les documents d'information générale et les publications spécialisées.
2.7.4 Les correspondances appelant une réaction du Ministre sont présentées chaque jour à des heures fixes au Secrétaire général qui procède à leur imputation au Chef de cabinet, à un Conseiller technique ou au Directeur d'un service central ou rattaché.
2.7.5 Sont considérées comme appelant une réaction du département, les correspondances reçues des institutions et organismes suivants :
- Premier ministre, Ministre et Secrétaire général du gouvernement ;
- autres institutions de la République : Assemblée nationale, Haut conseil des Collectivités, Cour suprême, Cour constitutionnelle, Conseil économique, social et culturel, Médiateur de la République et Vérificateur général ;
- Missions diplomatiques et consulaires et représentations des organisations internationales
- Services centraux, Services rattachés au Secrétariat général et organismes personnalisés ;
- société civile : ONG nationales et étrangères, organisations syndicales, partis politiques ;
- particuliers.
2.7.6 Le Secrétaire général transmet pour traitement à un Conseiller technique ou au directeur d'un service central ou rattaché celles de ces correspondances relatives au fonctionnement des services du départements.
2.7.7 Le Secrétaire général transmet pour traitement au chef de cabinet, pour imputation aux chargés de mission les autres correspondances reçues.
2.7.8 Les documents d’informations générales et les publications spécialisées sont présentés deux fois par semaine au chef de Cabinet qui les impute pour diffusion au chargé de mission compétent.
2.7.9 Les copies des correspondances échangées entre les Services centraux et entre ceux-ci et les Services régionaux et les organismes personnalisés du département sont obligatoirement communiqués au Ministre à titre d’information. A la diligence du chef du Service du courrier, de la documentation et de la dactylographie, elles sont présentées les mercredis et les vendredis, au Secrétaire général.
2.7.10 Sauf pour les matières déléguées, les Services centraux, rattachés, régionaux et subrégionaux du département ne peuvent directement adresser des correspondances aux Services et organismes extérieurs au département, y compris les partenaires techniques et financiers, sauf pour les correspondances ayant un caractère strictement technique ou présentant un caractère indiscutable d’urgence. Dans ces cas, une copie pour information est immédiatement adressée au Ministre.
2.7.11 Les correspondances des Services centraux et des Services rattachés au Secrétariat général destinées aux Services régionaux et subrégionaux du département sont adressées au représentant de l'Etat compétent, sauf lorsqu'elles ont un caractère strictement technique ou présentent un caractère indiscutable d’urgence. Dans ces cas, une copie pour information est immédiatement adressée au représentant de l'Etat.
2.7.12 Les correspondances des Services régionaux et subrégionaux du département destinées aux Services centraux ou aux services rattachés du Secrétariat général sont envoyées par le représentant de l'Etat compétent, sauf lorsqu'elles ont un caractère strictement technique ou présentent un caractère indiscutable d’urgence.
2.7.13 Toute correspondance adressée à l'une des institutions et organismes cités au point 2.7.5. est soumise au visa ou la signature du Secrétaire général avant enregistrement et expédition par le chef du Service du courrier, de la documentation et de la dactylographie.
2.7.14 Le Secrétaire général a seule compétence pour présenter une correspondance à la signature du Ministre.
2.8 Après l'expédition de l'original de la lettre ressortissant du courrier ordinaire :
- une copie de la lettre et le dossier y afférent sont classés et conservés au niveau du Service du courrier, de la documentation et de la dactylographie ;
- une copie de la lettre est envoyée au service ou organisme concerné ;
- une copie est communiquée au Conseiller technique ou au Chargé de mission responsable du domaine pour suivi.
2.9 Le chef du Service du courrier, de la documentation et de la dactylographie établit et communique tous les vendredis au ministre, au Secrétaire général et au Chef de cabinet une fiche récapitulative du courrier à l’arrivée et au départ.
2.10 De même, il communique aux autorités indiquées ci-dessus une copie de toute correspondance expédiée, de toute décision ou arrêté signé et de tous autres textes législatifs et réglementaires reçus du Secrétariat général du gouvernement.
3. Méthode de travail
Documents de politique
3.1 Les projets de documents de politique et de textes législatifs et réglementaires de mise en œuvre et les rapports d'exécution et de suivi des politiques sont préparés par les Services centraux et les Services rattachés au Secrétariat général.
3.2 Lesdits documents sont ensuite communiqués au Secrétariat général qui peut y porter toute amélioration qu’il estime utile, après, au besoin, échanges avec le service initiateur.
3.3 Après cette phase, les documents sont présentés à un conseil de cabinet élargi, à l'initiative du Secrétaire général, par le service initiateur.
3.4 Le conseil de cabinet élargi peut adopter le document, avec ou sans amendement ou suggérer sa reprise totale.
3.5 Lorsqu’il est décidé des amendements, le document fait l'objet d'une mise en forme définitive par le service initiateur assisté des personnes désignées par le Secrétaire général.
3.6 Lorsque le document est mis en forme définitive, il est soumis à l'appréciation du Ministre qui décide de la suite à donner.
3.7 Les Directions doivent généraliser la constitution, pour chaque activité majeure de leur programme, un dossier minimal immédiatement utilisable.
Relations entre département et services
3.8 Les correspondances émanant des Services et appelant une réaction du Ministre, lorsqu'elles sont accompagnées de documents comportant plus de six pages, doivent faire l'objet d'un résumé obligatoire ne dépassant pas trois pages ou d'une fiche de couverture faisant ressortir les messages essentiels : un bref résumé de la question du dossier faisant ressortir les points soumis à discussion et une proposition de la suite à donner.
3.9 La première page des correspondances doit permettre l'identification instantanée du service émetteur, y compris de la division et de la section, selon le cas. Le nom et les coordonnées du rédacteur doivent également ressortir clairement.
3.10 Elles sont imputées par le Secrétaire général au chef de cabinet ou à un chef de mission.
3.11 Lorsque la correspondance est imputée pour analyse et avis, l'agent qui la reçoit rédige une note technique qui comporte :
- un résumé du document ;
- les observations, commentaires et remarques qu'il estime utile de faire ;
- une réaction sur la proposition de suite à donner.
3.12 Les notes ne doivent pas comporter plus trois pages. Le dossier imputé est annexé à la note.
3.13 Les correspondances et notes sont adressées au Secrétaire général qui peut, avec indication d'un délai, demander un complément d'information au service lui-même, prendre l'avis d'un autre conseiller sur la suite à donner proposée, instruire un nouvel examen de la question en commission restreinte ou prendre la décision proposée ou la soumettre à l'approbation et à la signature du Ministre.
Relations extérieures
3.14 Les membres du Secrétariat général et du cabinet ainsi que les Directeurs des Services centraux et des Services rattachés au Secrétariat général ne peuvent participer à des réunions interministérielles ou des rencontres initiées par des partenaires que sur autorisation du ministre ou du Secrétaire général.
3.15 S'ils sont amenés à rencontrer des personnalités étrangères, notamment les représentants des partenaires techniques et financiers, ils doivent en informer le Secrétariat général ou le Cabinet selon le cas.
3.16 Dans les deux cas, ils doivent communiquer, sans délai, le contenu de leurs entretiens par un compte rendu écrit.
Examen de questions ressortissant de la compétence de plusieurs services ou organismes du département
3.17 Lorsque le traitement d'une question requiert l'intervention de plusieurs services, il est créé, par note de service du Secrétaire général, un groupe ad hoc associant les Directions intéressées sous la présidence du Secrétaire général.
3.18 Pour chaque tâche relevant de la compétence du groupe ad hoc, le Secrétaire général désigne un chef de file.
3.19 Lorsque plusieurs, services sont saisis, simultanément d'une demande par le Secrétaire général, la concertation doit aboutir à l'élaboration d’une note technique unique que transmet le chef de file après recueil des visas nécessaires.
3.20 La consultation des Services (pour avis ou en vue d’une contribution) doit être entreprise dans un délai compatible avec la date de remise du document final.
Evénements à date prévisible
3.21 Les événements à date prévisible (réunions périodiques, conférences ou commémorations) doivent faire l’objet de dossiers tenus à jour dans chaque Direction concernée et communiquée au Secrétaire général au début de chaque trimestre.
3.22 L'organisation des plus importants de ces de ces événements donne lieu à la mise en place de commissions d'organisation présidées par le Conseiller technique compétent et dont la composition est arrêté par celui-ci sur proposition du Directeur concerné.
3.23 La commission établit les termes de référence de l'évènement (programme, budget, discours, questions - clés) et les soumet à l'approbation du Ministre, quinze jours au moins avant la date prévue de l'événement.
Audiences du Ministre
3.24 Chaque vendredi, le chef de cabinet communique au Secrétaire général, l'agenda du ministre pour la semaine à venir.
3.25 3.25. Lorsque le Ministre ou le Secrétaire général en son nom, doit recevoir des personnalités étrangères ou des représentants de partenaires techniques et financiers, la couverture de l'audience est assurée par un ou plusieurs conseillers désignés par le secrétaire général et le directeur du service concerné qui assistent le chef de cabinet.
3.26 Quarante et huit heures, avant la date de l'audience, le chef de service concerné transmet au Secrétaire général, une note qui comporte notamment :
- une brève présentation de la personnalité ou de l'organisme avec indication, suivant le cas, de ses centres d'intérêt ou du point de son intervention au Mali ;
- les préoccupations supposés et les points des échanges ;
- les suggestions de réponse du Ministre.
3.27 La note est transmise au Ministre avec les annotations complémentaires du conseiller chargé du domaine concerné et du Secrétaire général.
Visites à l'étranger
3.28 Qu'il s'agisse d'une visite de travail ou de la participation à une conférence internationale, il est préparé à l’intention du Ministre par le service concerné, sous la supervision du Secrétariat général, un dossier technique qui rassemble toutes les indications nécessaires' au ministre, notamment :
- la composition de la délégation
- les horaires des entretiens
- une biographie des interlocuteurs les plus importants
- les enjeux essentiels clairement exposés ;
- les projets de discours ;
- la substance des points clés des entretiens et la perception par l'interlocuteur ;
- une brève fiche par événement (entretien spécifique, visite d'une installation, inauguration).
3.29 Le service technique concerné veillera à lui donner un caractère opérationnel et dynamique. Il doit être transmis au Secrétaire général dans les délais fixés par celui-ci et, en tout état de cause, au plus tard 48 heures avant le départ.
3.30 Il conviendra de prévoir, en toute hypothèse, pour les points de nature publique, des éléments à destination de la presse.
Suivi des entretiens et des audiences
3.31 Les visites à l'étranger du Ministre ainsi que les visites au Mali de hautes personnalités donnent lieu à des comptes rendus d'entretien.
3.32 Toute visite marquée par des décisions substantielles fera l'objet d'une fiche de suivi recensant la totalité desdites décisions et indiquant, pour chacune d'entre elles, le service chargé de la mise en œuvre.
3.33 Cette fiche, visée par le Secrétaire général, sera diffusée aussi largement que le permet la nature des décisions prises. Elle pourra servir de base, le cas échéant, à une réunion de bilan (ou toute autre forme d'évaluation) après une période déterminée au cas par cas (six mois ou un an après ; ou avant une rencontre internationale, par exemple).
4. Gestion de la documentation et des archives
4.1 Le Service du courrier, de la documentation et de la dactylographie collecte et tient à la disposition du Secrétariat général, du Cabinet et des Services du département, l'ensemble des actes juridiques, des ouvrages et autres documents nécessaires à l'exercice de leurs attributions.
4.2 Lorsqu'un document est versé aux archives, il est procédé, suivant les usages, à l'estampillage et à l'étiquetage.
4.3 Seuls les membres du Secrétariat général et du Cabinet ainsi que les directeurs des Services et organismes personnalisés peuvent consulter les archives.
4.4 L'agent, qui désire emprunter un ouvrage, un périodique ou tout autre document, remplit une fiche de prêt qui est gardée dans une pochette ouverte à son nom.
4.5 Les renseignements enregistrés sur la fiche sont reportés dans le registre des prêts par l'aide documentaliste. Au retour du document, il fait porter la date de retour sur le registre.
4.6 L'agent qui désire consulter une archive en fait la demande au Secrétaire général en suivant la voie hiérarchique.
4.7 La demande revêtue de l'accord du Secrétaire général est présentée à l'archiviste. Celui-ci remplit le registre des prêts et fait signer le registre de prêt par le demandeur.
4.8 Au retour du dossier, il remplit le registre de restitution et fait porter la mention de la date de retour dans le registre des prêts.
4.9 La fiche de prêt comporte les mentions suivantes : nom, prénom et adresse du demandeur; côte; auteur; titre; n° d'inventaire.
5. Dispositions finales
5.1 J'attache du prix à l'exécution correcte de la présente instruction qui complète les arrêtés relatifs à l'organisation du Secrétariat général et du cabinet.
Koulouba, le 21 juin 2005
Le Ministre de la santé,
Mme MAIGA Zeinab Mint YOUBA
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