2003_Annuaire Staistique des Hopitaux

MINISTRE DE LA SANTE        REPUBLIQUE DU MALI
---------------              Un Peuple – Un But – Une Foi
SECRETARIAT GENERAL          -------------
---------------
CELLULE DE PLANIFICATION
ET DE STATISTIQUE

Annuaire Statistique 2003 des HOPITAUX

SOMMAIRE

PREFACE par le Directeur de la CPS

INTRODUCTION

LE SYSTEME D'INFORMATION ET D'INFORMATISATION DES HOPITAUX (par l’ANEH)

DONNEES 2003 DES HOPITAUX
Méthodologie
Activités déclarées des établissements publics hospitaliers du mali en 2003
Consultations externes
Hospitalisations
Activités de maternité
Mortalité
Activités de laboratoire et d’imagerie médicale

ETAT DU SIH DANS LES EPH : résultats d’une enquête par questionnaire

ANNEXES

PREFACE (à compléter)

La CPS a décidé de faire de la revitalisation du SIH une de ses activités prioritaires pour les années 2004 et 2005.
Bien que les missions d’appui dans les Etablissements Publics Hospitaliers (EPH) qui avaient été programmées n’aient pu avoir lieu en 2004, le recueil des données d’activité disponibles auprès de chaque établissement a permis d’élaborer l’annuaire 2003 des hôpitaux que j’ai le plaisir de vous présenter aujourd’hui.
Ce document, produit d’un effort concerté de la CPS et de l’Agence Nationale d’Evaluation des Hôpitaux (ANEH), se veut à la fois outil d’information et outil pédagogique souhaitant réveiller l’intérêt des établissements hospitaliers pour la production d’information de qualité. Je souhaite qu’il soit accueilli avec intérêt et remercie l’ensemble des Etablissements Hospitaliers du Mali pour leur collaboration.

Le Directeur de la CPS
Dr Salif SAMAKE

INTRODUCTION

Le schéma directeur du Système National d’Information Sanitaire et Sociale (SD-SNISS) du Mali a été validé en mars 1998. Ce schéma directeur s’articule autour de quatre sous systèmes coordonnés par la Cellule de Planification et de Statistiques (CPS) du Ministère de la Santé : le sous système d’informations sanitaires, le sous système d’informations sociales, le sous système sur la recherche, les études et enquêtes et enfin le sous système d’informations administratives.
Le système d’information hospitalier (SIH) est une des trois composantes du sous système d’information sanitaire. Ses objectifs sont ainsi définis dans le schéma directeur :

•Fournir aux chefs de service les informations nécessaires pour leur permettre d’analyser leur activité, mesurer la performance de leur service et formuler des recommandations pour l’amélioration de la prise en charge des patients dans leur service.
•Fournir les bases nécessaires pour l’évaluation de la qualité des soins à l’hôpital.
•Permettre aux gestionnaires de l’hôpital de suivre le fonctionnement de celui-ci, d’évaluer ses besoins, de planifier son développement. Le SIH doit permettre d’effectuer des choix et d’établir des priorités dans l’allocation des ressources aux différents services.
•Fournir aux services centraux les informations utiles au suivi du fonctionnement des hôpitaux du pays et à la planification du développement des services de soins.
•Permettre de disposer de données pour l’enseignement médical et la recherche.

Les différents outils de recueil des données du SIH ont été validés lors d’un atelier qui s’est tenu du 27 septembre au 1er octobre 1999 à Bamako ; il s’agit :

•Du rapport mensuel interne
•Du rapport trimestriel
•Des supports du bureau des entrées : registre des admissions, registre des prestations externes, registre des prestations internes, billet d’hôpital
•Des supports des services : fiche journalière d’activité, registres de consultation, d’hospitalisation, d’accouchements, des services médicotechniques, dossier du malade, tableaux de bord des services.

Ces supports ont été mis en place dans l’ensemble des hôpitaux du pays dès le mois d’octobre 1999. Seuls le dossier médical et les tableaux de bord des services devaient faire l’objet d’observations et de corrections éventuelles par les hôpitaux.
Une application informatique sous EPI INFO a par ailleurs été installée dans certains hôpitaux régionaux et nationaux au cours de l’année 2000, afin de permettre la saisie et l’analyse par les hôpitaux eux même de leurs données d’activité.
Des fiches signalétiques sur tous les hôpitaux du pays, synthétisant les données d’activité disponibles et proposant un début d’analyse, ont été publiées par la CPS en 1999 et 2000.

Il n’y a plus eu toutefois de rapports d’activité sur les hôpitaux depuis l’année 2000. Aujourd’hui, les données des hôpitaux ne parviennent plus de façon systématique à la CPS, pourtant théoriquement chargée de leur exploitation et diffusion au  niveau national.
Le niveau d’informatisation des différents hôpitaux n’est pas connu, non plus que le niveau d’utilisation des supports du SIH théoriquement en place.
L’évaluation externe du SD-SNISS réalisée en 2003 a souligné par ailleurs l’absence de fonctionnalité du SIH, alors qu’un système fonctionnel permettrait l’élargissement de l’échantillon de la population consommatrice de soins, l’obtention d’informations relatives au processus de référence contre référence qui est un élément fondamental de rationalisation des soins de santé primaires, la production d’indicateurs hospitaliers pertinents pour la prise de décision.

Le présent document, fruit du travail concerté de l’ANEH et de la CPS, se compose de  quatre parties :

•Chapitre 1 : Le système d’information et d’informatisation des hôpitaux

•Chapitre 2 : Données 2003 des hôpitaux

•Chapitre 3 : Etat du système d’information hospitalier dans les établissements hospitaliers publics maliens : résultats d’une enquête par questionnaire

•Annexes
Chapitre 1 : LE SYSTEME D'INFORMATION ET D'INFORMATISATION DES HOPITAUX
(Par l’ANEH)

Chapitre 1 : LE SYSTEME D'INFORMATION ET D'INFORMATISATION DES HOPITAUX
Le Ministère de la Santé, à travers le Plan Décennal de Développement Sanitaire et Social (PDDSS), a  engagé une réforme en profondeur du système hospitalier depuis 1999. Parmi les insuffisances, il a été relevé celles liées à l'information et à l'informatisation du système.
1. LE SYSTEME D'INFORMATION HOSPITALIER (SIH) :

Un état des lieux a montré que le SIH connaît de nombreuses lacunes, entre autres:
- la transmission irrégulière des rapports d'activités des hôpitaux;
- la mauvaise qualité des données quand elles sont recueillies;
- l'insuffisance du personnel et le manque de motivation du personnel chargé du système d'information.
Dans le cadre de la réforme hospitalière un accent particulier a été mis sur le système d'information hospitalier. Ainsi, l'article 25 de la loi hospitalière en fait une obligation à tous les EPH et stipule que « dans le respect du secret professionnel et des droits des malades, les établissements hospitaliers publics et privés participant au service public hospitalier, mettent en œuvre un système d'information permettant de connaître les activités, les coûts et l'impact de l'offre de soins hospitaliers ». L'article 26 détermine la périodicité de la transmission du rapport en précisant que «les établissements hospitaliers publics et privés participant au service public hospitalier, transmettent au ministre chargé de la santé un rapport semestriel répondant aux exigences du système d'information hospitalier. Le contenu de ce rapport est défini par arrêté du Ministre chargé de la santé ».
Le projet d'organigramme, à soumettre au conseil d'administration de chaque EPH pour son adoption, reflète cette exigence et prévoit la création d'une division de l'information hospitalière au sein de la direction des affaires médicales de chaque EPH. Cette division, placée sous la responsabilité d'un médecin, doit recevoir les données relatives à chaque patient, et procède à leur saisie informatique. Elle reçoit également les informations relatives aux activités réalisées et aux ressources utilisées. Elle procède à leur analyse et met à la disposition de la direction de l'hôpital toutes les données indispensables à la réalisation des missions de service public de l'établissement.

Ces informations doivent permettre de :
- déterminer les coûts de production en liaison avec l'activité et la pathologie et préciser les différents paramètres qui les déterminent (durée de séjour, taux d'occupation des lits. . .) ;
- mesurer les paramètres économiques,
- suivre l'évolution dans le temps des différents indicateurs de performance;
- faire des comparaisons entre établissements et procéder à l'analyse des différences.
Le rapport produit doit couvrir, en outre, les besoins:
- du Ministère de la Santé pour exercer sa fonction de tutelle;
- du système national d'information sanitaire pour qu'il puisse intégrer les données relatives aux hôpitaux et permettre le pilotage de la politique nationale de santé.

Il. L'INFORMATISATION DES HOPITAUX :

Après avoir identifié les informations utiles à collecter dans le cadre du système d'information hospitalier, il convient de procéder à l'automatisation de toutes les procédures automatisables.
Le SIH doit profiter des progrès réalisés dans le domaine des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC).
Les applications de gestion des bureaux des entrées et des pharmacies hospitalières présentent de multiples insuffisances liées à leur conception. Outre qu’elles comportent de nombreuses bogues de fonctionnement, elles ne prennent pas en compte tous les besoins des hôpitaux.
Aujourd'hui nous devons aller vers la conception d'application de gestion des hôpitaux prenant en compte toute l'activité de l'hôpital et permettant de mettre à disposition toutes les données et les indicateurs nécessaires pour éclairer les choix des gestionnaires de l'hôpital et ceux des décideurs.
C'est pourquoi il est urgent de créer un cadre de concertation entre la tutelle et l'ensemble des structures concernées pour:
- la conception et la réalisation modulaire de cette application;
- la conception et la réalisation d'un réseau informatique reliant l'ensemble des structures.
La problématique de l'information hospitalière a été traitée lors d'un séminaire international organisé par la MARH en collaboration avec le Réseau des Hôpitaux d' Afrique, de l'Océan Indien et des Caraïbes (RESHAOC) du 23 au 25 octobre 2001 au CRES de Badalabougou sur le thème « Evaluation médico économique de 1'Hôpital en Afrique ». Des ateliers se sont tenus autour de trois questions, à savoir:
- Quelles sont les informations utiles à recueillir au sein d'un établissement hospitalier? A ce titre une liste à minima de données a été dressée au sujet du service, du patient et de son séjour.
- Comment produire ces informations standardisées? (Par qui? Où et quand ?). Il a été retenu qu'il fallait un bureau des entrées organisé et informatisé si possible, qu'il fallait un dossier médical pour chaque malade, dossier qui doit être adressé à une unité d'information médicale pour traitement et analyse.
- Comment gérer le retour de l'information? (au niveau des services, de la direction, de la tutelle et du RESHAOC). A ce titre, un tableau de bord commun à tous les pays a été proposé et adopté.
Bamako, le 29 mars 2005
L'ANEH

Chapitre 2 :  DONNEES 2003 DES HOPITAUX

Chapitre 2 : Données 2003 des hôpitaux METHODOLOGIE

Les données présentées dans cet annuaire ont été recueillies auprès des établissements publics hospitaliers du Mali selon deux procédures :
1.les établissements nationaux ont fourni à la CPS, à sa demande, les données destinées à figurer dans le rapport d’activité 2003 de l’établissement, après que celles-ci aient été validées en conseil d’administration ;
2.les établissements régionaux ont rempli, à la demande de la CPS, un rapport annuel type élaboré sur le modèle du rapport trimestriel qui devrait normalement être utilisé par le SIH.

Les données centralisées à la CPS ont été saisies et exploitées sur l’application développée sur le logiciel EPISURV. Les tableaux ont ensuite été convertis au format WORD pour être retravaillés et inclus dans le document final.

Pour cette édition de l’annuaire, les commentaires ont été essentiellement descriptifs.

ACTIVITES DECLAREES DES ETABLISSEMENTS PUBLICS HOSPITALIERS DU MALI EN 2003

1.  Consultations externes

Près de deux consultations sur trois déclarées par les EPH du Mali en 2003 ont eu lieu dans les cinq établissements situés dans la capitale ou à proximité immédiate : Gabriel Touré, IOTA, Kati, CNOS et Point G.

Au total, 529 600 consultations externes ont été déclarées par les EPH du Mali en 2003.
Près du quart de ces consultations (23 %) ont été assurées par l’hôpital Gabriel Touré, suivi par l’IOTA (14 %), Kati (11 %), le CNOS (11 %), et le Point G (7 %).
Les six EPH situés en région périphérique représentent ensemble 177 563 consultations, soit 34 % de toutes les consultations externes déclarées. Le nombre de consultations varie pour ces établissements de 14 891 à Tombouctou à 45 486 à Ségou (tableau 1).
La proportion de consultants référés par une autre structure de santé (très généralement un CSCOM ou un CSREF) parmi l’ensemble des consultants reçus est disponible pour les seuls hôpitaux de Gao, Kayes, Mopti, Ségou, Sikasso et Tombouctou. Pour ces établissements, cette proportion varie de moins de 1 % à Mopti à 9 % à Sikasso. Elle est en moyenne, pour les six établissements, de 4,1 %.

Tableau 1 : Ensemble des consultations externes déclarées par les EPH du Mali en 2003 et proportion de consultants référés parmi l’ensemble des consultants externes déclarés

 

Avec une valeur moyenne de 4,8 consultations pour 100 habitants, le taux de recours aux EPH reste bas, surtout dans les régions périphériques

Les 529 600 consultations externes déclarées par les EPH en 2003 représentent, pour l’ensemble du pays, un taux de recours de 4,8 consultations pour 100 habitants.
Le taux de recours aux EPH situés en région périphérique est inférieur de près de moitié à la valeur nationale. C’est dans la région de Gao que le taux de recours est le plus élevé (5,6 consultations pour 100 habitants), dans celle de Sikasso où il est le plus faible (1,5 consultations pour 100 habitants).

Tableau 2 : taux de recours à l’hôpital public dans les 6 régions périphériques du Mali dotées d’un EPH, et taux national de recours aux EPH

Le taux de recours à l’hôpital public régional peut être comparé, pour une région donnée, au taux de recours aux structures de premier niveau (CSCOM et CSREF) (tableau 3) ; ce dernier est selon les régions de 2 à 10 fois plus élevé que le taux de recours à l’hôpital public.

Tableau 3 : Comparaison des taux de recours à l’hôpital public et aux structures de premier niveau dans les régions de Gao, Kayes, Mopti, Ségou, Sikasso et Tombouctou

Les consultants des EPH régionaux résident de façon majoritaire dans la commune d’implantation de l’hôpital

L’origine des consultants reçus en 2003 n’est disponible que pour les hôpitaux de Gao, Kayes, Mopti, Ségou, Sikasso et Tombouctou (tableau 4). De façon générale, une majorité de consultants (75 %) vient de la commune d’implantation de l’hôpital, à l’exception notable de Tombouctou (23 % de consultants en provenance de la région, hors cercle). Les EPH en région périphérique jouent peu le rôle d’établissement de référence, et paraissent majoritairement utilisés par la population comme des hôpitaux de proximité.

Tableau 4 : origine des consultants reçus dans les EPH des régions périphériques du Mali en 2003

L’origine des consultants peut parfois ne pas être mentionnée ; ils peuvent également être originaires, dans une faible proportion, d’autres régions ou pays.

2. Hospitalisations

Une capacité d’hospitalisation faible…

Les 11 EPH du Mali totalisaient en 2003 une capacité d’hébergement de 1 641 lits (tableau 5), soit 0,15 lits pour 1 000 habitants, et ont réalisé 43 997 admissions, soit 4,0 admissions pour 1 000 habitants.
A titre de comparaison, le nombre de lits pour 1 000 habitants est en moyenne de 1,2 en Afrique subsaharienne .
La durée moyenne de séjour varie bien évidemment selon les orientations de la structure considérée, de même que le taux d’occupation des lits (tableau 5).

Tableau 5 : Hospitalisations dans les EPH du Mali en 2003 : nombre de lits, nombre d’admissions, durée moyenne de séjour, taux d’occupation des lits

Le nombre de lits pour 1 000 habitants des régions périphériques est systématiquement inférieur à la valeur moyenne nationale (0,15 p 1 000 habitants), exception faite de la région de Gao qui apparaît relativement bien dotée, compte tenu de son faible effectif de population (tableau 6).
Le taux d’admission (p 1 000 habitants) des EPH périphériques (2,4) est également inférieur au taux d’admission national (4,0).

Tableau 6 : Capacité d’hébergement et taux d’admission par région périphérique du Mali en 2003

…mais encore sous employée, avec des taux d’occupation des lits dépassant rarement les 50 %

Afin de pouvoir procéder à des comparaisons entre établissements, les principaux indices d’activité des services de court séjour (médecine, chirurgie, obstétrique) sont présentés dans le tableau 7. Pour cette présentation, les lits d’hébergement de l’IOTA et du CNOS ont été considérés comme des lits de chirurgie.
Les 11 EPH du Mali disposaient en 2003 de 729 lits de médecine, 628 lits de chirurgie et 167 lits d’obstétrique. Le nombre d’admissions enregistrées était de 21 003 pour la médecine, 14 558 pour la chirurgie et 6 795 pour l’obstétrique.
Les taux d’occupation moyens apparaissent assez homogènes pour les trois secteurs (47 % en médecine et obstétrique, 50 % en chirurgie), mais les différences entre établissements sont importantes.
Seul l’hôpital Gabriel Touré affiche des taux d’occupation supérieur à 50 % pour les trois secteurs de court séjour considérés ; les hôpitaux du Point G, de Ségou et de Sikasso présentent un taux d’occupation qui atteint ou dépasse 50 % pour le secteur chirurgie ; Ségou se distingue des autres établissements par un taux d’occupation de plus de 100 % pour les lits de gynécologie – obstétrique. L’ensemble des autres taux d’occupation sont inférieurs à 50 %.
Selon l’OMS, le taux d’occupation optimal des lits d’un établissement hospitalier devrait se situer autour de 80 % ; un taux supérieur traduit une saturation des services ne permettant pas à l’hôpital de faire face à un afflux imprévu de patients ; un taux inférieur témoigne d’une sous utilisation des services d’hospitalisation.

Tableau 7 : Hospitalisations de court séjour dans les EPH du Mali en 2003 : nombre de lits, nombre d’admissions, durée moyenne de séjour, taux d’occupation des lits, pour chaque hôpital et par secteur

Par hospitalisation de court séjour, on entend les hospitalisations en médecine, chirurgie, obstétrique

3. Activités de maternité

Les naissances vivantes enregistrées dans les EPH en 2003 représenteraient à peine 2,5 % des naissances vivantes attendues

La plus grande part des accouchements, effectués dans les 8 EPH assurant des activités de maternité, ne donne pas lieu à une hospitalisation, ce qui explique que les activités de maternité fassent l’objet d’une présentation à part (tableau 8).
Au total, 12 674 accouchements ont eu lieu dans les EPH du Mali en 2003, et 12 344 naissances vivantes ont été enregistrées. Si on applique à la population estimée du Mali en 2003 (11 111 219 habitants selon la DNSI) le taux brut de natalité le plus récent estimé (4,5 p 1000 selon l’EDS 2001), on obtient un effectif attendu d’un peu plus de 500 000 naissances vivantes pour l’année 2003. Les 12 344 naissances vivantes enregistrées dans les établissements publics hospitaliers représenteraient alors à peine 2,5 % de l’ensemble des naissances vivantes attendues la même année.
La proportion de nouveaux nés de petit poids de naissance (moins de 2 500 grammes) était en moyenne de 11,5 %, avec d’importantes variations selon l’établissement considéré.
1 452 césariennes ont été réalisées (11,5 % des accouchements).
111 décès maternels ont été notifiés (0,9 % des accouchements).

Tableau 8 : Activités de maternité dans les EPH du Mali en 2003 : accouchements, naissances vivantes, enfants de poids inférieur à 2 500 gr, césarienne, décès maternels

4. Mortalité

La mortalité hospitalière est de l’ordre de 10 % de l’ensemble des admissions

La mortalité dans les EPH ne peut être calculée que sur le nombre d’admissions, en l’absence de distinction actuelle entre les admissions (c'est-à-dire le nombre de séjours hospitaliers enregistrés) et les admis (les individus hospitalisés).
Le taux de mortalité moyen calculé ainsi est de 9,7 %, soulignant vraisemblablement le caractère tardif de nombre d’admissions, hypothèse tout à fait compatible avec le faible recours aux soins hospitaliers relevé par ailleurs.
La mortalité réelle qui pourrait être calculée si on disposait du nombre de patients hospitalisés serait égale (si le nombre d’admissions et le nombre d’admis coïncidaient exactement, ce qui est peu probable) ou supérieure (un même patient pouvant être admis plusieurs fois au cours d’une année).

Tableau 9 : Mortalité dans les EPH du Mali en 2003

5.Activités de laboratoire et d’imagerie médicale

Les activités de laboratoire et d’imagerie ont représenté respectivement 132 587 et 66 871 actes en 2003

Le volume des activités de laboratoire (tableau 10) s’est élevé à 132 587 actes en 2003 (sachant que les données du Point G n’étaient pas disponibles), avec de grandes variations selon les établissements, certains hôpitaux régionaux déclarant une activité presque équivalente à celle d’un établissement national comme Gabriel Touré.

Tableau 10 : Activités de laboratoire dans les EPH du Mali en 2003

Les activités d’imagerie (radiographie standard et échographie) ont représentées 66 871 actes en 2003, dont plus de la moitié (56 %) a été réalisée par les deux établissements de Gabriel Touré et du Point G.

Tableau 11 : Activités d’imagerie dans les EPH du Mali en 2003

Chapitre 3 : ETAT DES LIEUX DU SIH : RESULTATS DE L’ENQUETE PAR QUESTIONNAIRES

Chapitre 3 : ETAT DU SIH DANS LES EPH : résultats d’une enquête par questionnaire

La Cellule de Planification et de Statistiques du Ministère de la Santé (CPS Santé) a été amené à réaliser, au cours du dernier semestre de l’année 2004, une enquête par questionnaires auprès des 11 établissements publics hospitaliers du Mali.
L’objectif général de ce travail était de dresser un état des lieux du système d’information hospitalier (SIH) dans les établissements publics hospitaliers (EPH) maliens.
Plus spécifiquement, il s’agissait de mieux connaître l’implantation du SIH dans les hôpitaux publics, le niveau d’équipement informatique par hôpital et les besoins en formation des agents chargés du SIH.
Les résultats de cette enquête sont présentés ci-dessous.

MATERIEL ET METHODES

Un questionnaire d’évaluation a été envoyé aux 11 EPH du Mali par courrier le 14 juin 2004. Ce questionnaire comportait trois volets :
1/état des lieux du SIH (disponibilité des supports mis en place en 1999, compréhension et bonne utilisation de ces supports, respect des délais de transmission entre les services et le chargé du SIH et entre la direction de l’hôpital et le niveau central, utilisation des données produites par l’hôpital lui-même pour son autoévaluation),
2/ évaluation du niveau d’équipement informatique par hôpital, l’équipement informatique étant considéré ici comme un outil pouvant être mis au service du SIH.
3/ évaluation des besoins en formation des agents chargés du SIH
Une relance écrite à l’intention des établissements n’ayant pas retourné le questionnaire a été faite en novembre 2004, suivie par une seconde relance en février 2005.

En raison du petit nombre de données à traiter, l’exploitation des questionnaires a été réalisée de façon manuelle par la Division Statistiques et Documentation (DSD) de la CPS.

RESULTATS

Onze EPH sur onze ont retourné le questionnaire d’évaluation du SIH à la CPS.

1. Etat des lieux du SIH :

Les onze EPH ont déclaré avoir mis en place un SIH. Au moins un agent au sein de l’établissement était spécifiquement en charge du système d’information, à l’exception du cas du Centre National d’Odonto Stomatologie (CNOS), qui n’a pas de chargé du SIH.

Les supports de recueil de données mis en place en 1999 suite à la tenue d’un atelier national sur le SIH à Bamako sont connus et utilisés de façon variable selon les établissements (tableau 1).
Les registres de consultations et d’hospitalisation sont connus par onze hôpitaux sur onze.
Dix hôpitaux sur onze connaissent le rapport mensuel interne, le rapport trimestriel, le billet d’hôpital, le registre des admissions et le dossier du malade.
La fiche journalière d’activité n’est déclarée connue que par neuf hôpitaux, le registre des services médico techniques par huit. Les registres des prestations externes et des prestations internes sont connus par six hôpitaux sur onze seulement, le registre des accouchements par sept hôpitaux sur onze (sachant que pour 3 établissements n’effectuant pas d’accouchements, ce registre est sans objet), le tableau de bord des services par quatre hôpitaux sur onze.

Tableau 1 : Utilisation des différents supports du SIH dans les EPH du Mali en 2004

Seuls sept hôpitaux sur onze ont déclaré que ces supports étaient utilisés dans l’ensemble des services. Dans les autres établissements, ces supports sont utilisés par certains services uniquement, dans une proportion allant de 40 % (IOTA) à 88 % (Kayes, Tombouctou).
Aucun hôpital n’a déclaré utiliser d’autres supports que ceux validés en 1999 pour le recueil de données.

La question portant sur l’utilité des supports a été renseignée par dix établissements sur onze. Les réponses à cette question étaient ouvertes. De façon générale, les réponses, souvent imprécises, font apparaître une confusion entre le registre des prestations externes et le registre des consultations externes, une définition variable du tableau de bord des services, une faible connaissance du registre des prestations internes et de la fiche journalière d’activité

Six hôpitaux sur dix ont déclaré transmettre les supports de recueil de données au chargé du SIH dans les 15 jours du mois suivant (IOTA, GT, Point G, CNOS, Gao, Sikasso) ; pour les cinq autres (Kayes, Tombouctou, Mopti, Kati, Ségou), il n’existe pas de délai de transmission fixe.

Cinq hôpitaux (CNOS, Point G, IOTA, Sikasso, Ségou) ont déclaré que la direction de leur établissement transmettait le rapport trimestriel aux services centraux dans le mois qui suit le trimestre écoulé.Pour un établissement (Gao), cette transmission se fait dans le trimestre qui suit le trimestre écoulé ; pour trois hôpitaux (Mopti, Tombouctou, Kayes) il n’existe pas de délai de transmission fixe ; un hôpital (Kati) ne connaît pas la date de transmission du rapport, un hôpital (Gabriel Touré) a déclaré ne pas transmettre le rapport aux services centraux.

Les données d’activité de l’hôpital font l’objet d’une analyse en réunions avec les différents services pour huit hôpitaux. Cette analyse est trimestrielle pour quatre établissements (IOTA, Gabriel Touré, Tombouctou et Sikasso), semestrielle pour le CNOS et le Point G, annuelle pour Mopti, autre (non précisé) pour Gao. Les personnes ayant rempli les questionnaires pour les hôpitaux de Kayes, de Kati et de Ségou ont déclaré ne pas savoir si les données d’activité étaient effectivement analysées au sein de l’hôpital.

Le circuit du malade dans l’hôpital est organisé pour l’ensemble des hôpitaux ayant retourné le questionnaire.
Ce circuit a été décrit par tous les hôpitaux répondants, à l’exception de l’IOTA.

Six établissements ont déclaré que tous les malades étaient enregistrés au bureau des entrées, mais cinq (Sikasso, Gao, Tombouctou, Ségou, IOTA) ont répondu par la négative à la question.

Seuls trois établissements (Gabriel Touré, Point G et IOTA) ont déclaré avoir un bureau des entrées informatisé. Pour les autres établissements ayant répondu au questionnaire,  l’informatisation est prévue à court ou moyen terme (tableau 2). Seul l’hôpital de Sikasso a déclaré que l’informatisation de son bureau des entrées n’était pas programmée pour l’instant.

Tableau 2 : Etat d’informatisation du bureau des entrées des hôpitaux de IOTA, Gabriel Touré, Point G, Kayes, Tombouctou, Mopti, Gao, Kati, CNOS, Sikasso en 2004

2. Evaluation du niveau d’équipement informatique par hôpital

Les hôpitaux de IOTA et Gabriel Touré disposent d’une application de gestion du bureau des entrées sous ACCESS ; le Point G n’a pas précisé sous quel logiciel était développée l’application de gestion de son bureau des entrées.

L’ensemble des établissements ont au moins un service informatisé, sauf Ségou qui n’a pas répondu à cette question (tableau 3).

Tableau 3 : Nombre de services informatisés déclarés par les hôpitaux de IOTA, Gabriel Touré, Point G, Kayes, Tombouctou, Mopti, Gao, Kati, CNOS, Sikasso en 2004

Tous les hôpitaux ayant répondu, à l’exception de Gao, ont déclaré disposer d’une connexion internet (tableau 4).

Tableau 4 : EPH disposant d’une connexion internet, Mali, 2004.

Une maintenance des ordinateurs de l’hôpital est en place pour huit établissements ; elle fait appel dans six cas sur huit à un service extérieur à l’établissement.
Les hôpitaux de Gabriel Touré et Sikasso ne bénéficient pas d’un tel service.

Seuls Kati et le CNOS ont déclaré l’existence de programmes antivirus à jour sur leurs ordinateurs. Les ordinateurs de IOTA, Point G, Tombouctou, Mopti, Gao, Sikasso, Ségou sont dépourvus de cette protection.

Un schéma directeur de l’informatique existe pour cinq établissements : Mopti, Kati, Ségou, Gabriel Touré, CNOS.

Seuls Gabriel Touré, le Point G et le CNOS ont signalé la disponibilité des rapports d’activité de l’hôpital sur disquette ou CD Rom ; IOTA, Tombouctou, Mopti, Gao, Sikasso, Ségou ont répondu par la négative à la question.

Une saisie informatique des données d’activité est pourtant en place dans six établissements (IOTA, Tombouctou, Sikasso, Kati, Gabriel Touré, Point G). Pour Tombouctou, cette saisie concerne uniquement les hospitalisations.
Les hôpitaux de Kayes, Mopti, Gao, Ségou ont déclaré procéder à une exploitation uniquement manuelle des données.

3. Evaluation des besoins en formation des agents chargés du SIH

Onze hôpitaux ont déclaré des besoins de formation à l’analyse de données et à la saisie informatique de ces données.
Neuf établissements (CNOS, Gabriel Touré, Point G, Kati, Sikasso, Mopti, Tombouctou, Ségou, IOTA) seraient en outre intéressés par une formation à l’utilisation des supports de données.
Des besoins de formations plus spécifiques sont exprimés par quatre établissements : formation en épidémiologie pour Gabriel Touré, formation en codage des maladies pour Sikasso, formation à l’utilisation de logiciels de saisie et d’analyse des données pour IOTA et Point G.

DISCUSSION

La méthode de collecte des informations utilisée dans ce travail (remplissage des questionnaires par les structures elles même) ne permet pas de vérifier formellement d’éventuelles erreurs de remplissage, dues à l’inattention ou à une mauvaise compréhension de la personne ayant répondu ; seules d’éventuelles incohérences dans les réponses peuvent conduire à évoquer de tels problèmes.

Tous les hôpitaux ont déclaré qu’un système d’information existait au sein de leur établissement, ce qui pourrait indiquer une prise de conscience du caractère incontournable d’un tel système au sein d’un hôpital. Cependant les réponses laissent apparaître un défaut d’organisation certain du système dans la plupart des établissements, et une connaissance insuffisante de sa finalité, y compris par la personne ayant rempli le questionnaire, qui était en principe le chargé du SIH lui-même.

Le rapport trimestriel, support clé destiné en principe à être retourné au niveau central après avoir été analysé au sein même de l’hôpital, est déclaré connu par dix hôpitaux sur onze, mais quatre hôpitaux seulement affirment suivre de façon scrupuleuse les délais de transmissions théoriquement prévus : transmission des supports de données au chargé du SIH dans les 15 jours suivant le mois écoulé, transmission du rapport trimestriel au niveau central dans le mois qui suit le trimestre écoulé. On peut ajouter que le service central supposé recevoir ces rapports, c'est-à-dire la CPS santé, ne reçoit de façon régulière que les rapports d’un seul établissement, ce qui souligne au minimum une méconnaissance du circuit réel que doivent suivre ces rapports, qui semblent, s’ils sont vraiment envoyés, s’égarer dans des services différents du destinataire réel. Seul l’hôpital Gabriel Touré a reconnu ne pas transmettre le rapport trimestriel au niveau central. L’hôpital de Ségou a précisé transmettre à la Direction Régionale de la Santé.

Si les données d’activité de l’hôpital font l’objet d’une analyse en réunions avec les différents services pour huit hôpitaux, les chargés du SIH de trois établissements ont déclaré ne pas savoir si les données recueillies étaient effectivement analysées. Dans une configuration idéale, c’est pourtant le chargé du SIH qui devrait être responsable de la mise en forme et de la présentation aux différents services de l’hôpital des données d’activité dont il a centralisé le recueil, de leur validation, et enfin de leur envoi au niveau central.

L’organisation formelle du circuit du malade dans l’établissement est une condition préalable à la mise en place d’un SIH fonctionnel. Cette condition est à priori remplie par tous les hôpitaux. Cependant cinq d’entre eux ont reconnu que tous les malades ne passaient pas par le bureau des entrées. Cet état de fait, synonyme d’un sous enregistrement des patients, quelles qu’en soient les raisons dont on ne peut débattre ici, ne peut permettre d’obtenir des données exhaustives, et demeure un frein important à la mise en place d’un SIH véritablement opérationnel, bien plus que l’absence d’informatisation du bureau des entrées dans huit établissements sur onze.

Tous les hôpitaux interrogés disposent d’ordinateurs, et dix sur onze d’une connexion internet, deux éléments qui permettraient d’envisager dans un avenir proche une transmission électronique des données d’activité, qui pourraient se faire de façon simultanée vers l’Agence Nationale d’Evaluation des Hôpitaux (ANEH) et la CPS Santé. A l’heure actuelle cependant, la disponibilité des rapports trimestriels sur support informatique type disquette ou CD Rom n’est une réalité que pour trois établissements, bien que six établissements aient signalé l’existence d’une saisie informatique des données.

Le ressenti unanime d’un besoin en formation des agents chargés du SIH parmi les hôpitaux interrogés parait souligner la prise de conscience par les établissements de l’importance insuffisante actuellement accordée au SIH ; il faut rappeler néanmoins que plusieurs formations ont été réalisées au moment de la mise en place des supports du SIH ; il est possible que le remplacement du personnel ait conduit à perdre ce noyau de personnel formé, désormais affecté à d’autres tâches.

CONCLUSION

En dépit de ses limites méthodologiques, cette tentative de dresser un état des lieux du SIH dans les établissements publics du Mali met en lumière un certain nombre de difficultés auxquelles se trouve confronté le système.
Si un système d’information existe dans tous les établissements ayant répondu au questionnaire, le circuit de l’information reste insuffisamment formalisé ; la responsabilité du système est le plus souvent confié à un agent qui se considère insuffisamment formé et n’a aucune possibilité d’exiger de la part des différents services une information de qualité dans le délai prévu.
Au vu de leurs réponses, les différents chargés du SIH apparaissent peu impliqués dans l’analyse des données au sein de l’établissement, et dans la transmission de ces données au niveau central.
Renforcer les capacités des agents chargés du SIH, formaliser le circuit de l’information, depuis le recueil de données dans les services jusqu’à la transmission au niveau central et la rétro information, sensibiliser les responsables de services et les directions d’établissement  s’avère indispensable. L’objectif à poursuivre est d’intégrer pleinement le SIH comme un outil à la fois de justification des ressources et d’amélioration de la qualité des soins hospitaliers. La mise en place d’améliorations telles la saisie décentralisée des données et leur transmission électronique pourra alors prendre pleinement son sens.

ANNEXES
Annexe 1 : Questionnaire d’évaluation

MINISTERE DE LA SANTE    REPUBLIQUE DU MALI
--------------------      --------------------
SECRETARIAT GENERAL     Un Peuple – Un But – Une Foi
-------------------
CELLULE DE PLANIFICATION
ET DE STATISTIQUES

Mission d’appui et de supervision du recueil et de l’analyse des données d’activité hospitalière

QUESTIONNAIRE D’EVALUATION DU SYSTEME D’INFORMATION HOSPITALIER (SIH)

 

HOPITAL DE : ___________________________________________________________

Nombre de services : /_____/   Nombre de lits : /________/

DATE : ___/___/____

NOM DE LA PERSONNE AYANT REMPLI le questionnaire : ___________________

NOM DU RESPONSABLE DU SIH au sein de l’hôpital : _________________________

1.Existe-t-il un SIH dans votre hôpital ? entourez la bonne réponse
OUI   NON

2.Existe-t-il un responsable du SIH dans votre hôpital ? entourez la bonne réponse
OUI   NON

3.Connaissez vous les supports suivants ? entourez votre réponse
Rapport mensuel interne   OUI   NON
Rapport trimestriel    OUI   NON
Registre des admissions   OUI   NON
Registre des prestations externes  OUI   NON
Registre des prestations internes  OUI   NON
Billet d’hôpital    OUI   NON
Fiche journalière d’activité   OUI   NON
Registre de consultation   OUI   NON
Registre d’hospitalisation   OUI   NON
Registre d’accouchements   OUI   NON
Registre des services médico techniques OUI   NON
Dossier du malade    OUI   NON
Tableau de bord des services  OUI   NON

 

4.Si oui, ces supports sont ils utilisés dans votre hôpital ? entourez la bonne réponse
OUI   NON
Si oui, dans combien de services : /__________________/

5.Si ces supports ne sont pas utilisés dans votre hôpital, utilisez vous d’autres supports pour le recueil de données d’activité ?      
OUI   NON
Listez ces supports

 

 

6.Pouvez expliquer brièvement l’utilité des supports suivants ?

Rapport mensuel interne :

Rapport trimestriel :

Registre des admissions :

Registre des prestations externes :

Registre des prestations internes :

Billet d’hôpital :

Fiche journalière d’activité :

Registre de consultation :

 

Registre d’hospitalisation :

Registre d’accouchements :

Registre des services médico techniques :

Dossier du malade :

Tableau de bord des services :

 

7.A quelle date les supports de recueil de données sont ils transmis au chargé du SIH ? mettre une croix en face de la bonne réponse
Dans les quinze premiers jours du mois suivant   /__/
Dans les quinze derniers jours du mois suivant  /__/
Il n’existe pas de délai de transmission fixe  /__/
Ne sait pas  /__/

8. A quelle date la direction de l’hôpital transmet elle le rapport trimestriel aux   services centraux ? mettre une croix en face de la bonne réponse
Dans le mois qui suit le trimestre écoulé  /__/
Dans le trimestre qui suit le trimestre écoulé /__/
Il n’existe pas de délai de transmission fixe  /__/
Ne sait pas  /__/

9. Les données d’activité de l’hôpital font elles l’objet d’une analyse en réunions avec les différents services ? mettre une croix en face de la bonne réponse
Oui, une fois par trimestre  /__/
Oui, une fois par an  /__/
Autre  /__/
Ne sait pas  /__/

10. Le circuit du malade est il organisé dans l’hôpital ? Entourez votre réponse 
OUI      NON

11. Pouvez vous décrire le circuit du malade dans l’hôpital ?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

12.   D’après vous, tous les malades sont ils enregistrés au bureau des entrées ? Entourez
OUI   NON

13.   Le bureau des entrées est il informatisé ? Entourez
OUI   NON
Si oui, nombre d’ordinateurs et logiciels/programmes utilisés
Ordinateurs /__/ logiciels/programmes /____________/
Si non, l’informatisation de ce bureau est elle prévue ?
OUI   NON
Si oui : date et origine du financement /____________/___________________/
MINISTERE DE LA SANTE    REPUBLIQUE DU MALI
--------------------      --------------------
SECRETARIAT GENERAL     Un Peuple – Un But – Une Foi
-------------------
CELLULE DE PLANIFICATION
ET DE STATISTIQUES

Mission d’appui et de supervision du recueil et de l’analyse des données d’activité hospitalière

QUESTIONNAIRE D’EVALUATION DE L’EQUIPEMENT INFORMATIQUE

HOPITAL DE : ___________________________________________________________

Nombre de services : /_____/   Nombre de lits : /________/

DATE : ___/___/____

NOM DE LA PERSONNE AYANT REMPLI le questionnaire : ___________________

RESPONSABLE DU SIH au sein de l’hôpital : __________________________________

1.Le bureau des entrées de votre hôpital est il informatisé ?
OUI     NON

2. Si oui, depuis quand ? /_____________________/
De combien d’ordinateurs dispose –t’il ? /___________________/
Quels sont l’âge (au moins la date d’acquisition) et la capacité de ces ordinateurs ?
Age ________________________________________________________________
Capacité ____________________________________________________________

Quel est le logiciel ou le programme utilisé ? /____________________/

3.Certains services (en dehors du bureau des entrées) sont ils informatisés ?
OUI     NON
Si oui, combien de services ? /______________________/
De combien d’ordinateurs disposent –t’ils ? /___________________/
Quels sont l’âge et la capacité de ces ordinateurs ?
Age ________________________________________________________
Capacité ____________________________________________________
4.Existe-t-il une connexion internet à l’hôpital (quelle que soit sa localisation) ?
OUI     NON
Si oui, depuis quand ? /______________/
Qui a assuré le financement de l’installation ? /_________________________/
Qui assure le coût du service ? /______________________________________/

5.Existe-t-il une maintenance des ordinateurs de l’hôpital ?
OUI     NON
Si oui, cette maintenance est elle assurée :
Par les techniciens de l’hôpital ? OUI  NON
Par un service extérieur (contrat de maintenance) ? OUI NON

6.Existe-t-il des programmes antivirus à jour sur les ordinateurs de l’hôpital ?
OUI     NON

7.Existe-t-il un schéma directeur de l’informatique au sein de l’hôpital (un document précisant les besoins de l’hôpital en matière informatique sur plusieurs années) ?
OUI     NON

8.Les rapports d’activité de l’hôpital sont ils disponibles sur disquette ou CD Rom ?
OUI     NON

9.Le recueil des données d’activité est il uniquement manuel, ou existe-t-il une    saisie informatique ? Expliquez la procédure.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

MINISTERE DE LA SANTE    REPUBLIQUE DU MALI
--------------------      --------------------
SECRETARIAT GENERAL     Un Peuple – Un But – Une Foi
-------------------
CELLULE DE PLANIFICATION
ET DE STATISTIQUES

Mission d’appui et de supervision du recueil et de l’analyse des données d’activité hospitalière

QUESTIONNAIRE D’EVALUATION DES BESOINS EN FORMATION DES AGENTS CHARGES DU SIH

HOPITAL DE : ___________________________________________________________

Nombre de services : /_____/   Nombre de lits : /________/

DATE : ___/___/____

NOM DE LA PERSONNE AYANT REMPLI le questionnaire : ___________________

RESPONSABLE DU SIH au sein de l’hôpital : __________________________________

1. Quels sont, selon vous, les besoins en formation de l’agent ou des agents chargés du SIH au sein de votre hôpital ? cochez la bonne réponse

Formation à l’utilisation des supports de données /__/
Formation à l’analyse de données:/__/
Formation informatique pour la saisie des données /__/
Autre /__/ (préciser)

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. S’il n’y a pas actuellement d’agent chargé du SIH, qui pensez vous qui pourrait assurer cette fonction ? ----------------------------------------------------------------------------------Quels seraient alors les besoins en formation de cette personne ? cochez

Formation à l’utilisation des supports de données /__/
Formation à l’analyse de données /__/
Formation informatique pour la saisie des données /__/
Autre /__/
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Annexe 2 : indicateurs de suivi du volet 6 du PRODESS II (Réforme des ETABLISSEMENTS HOSPITALIERS et des autres ETABLISSEMENTS DE RECHERCHE)

suite du tableau

suite